Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng: Hạch toán chi phí thuê nhà xưởng, kho; Cách hạch toán tiền thuê nhà cá nhân, tiền thuế nộp thay chủ nhà... chi tiết như: Thuê của Công ty, thuê của cá nhân, trả trước nhiều kỳ, trả hàng tháng, trả sau ...
Để có thể ghi nhận khoản chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng... là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:
* Trường hợp 1: Nếu thuê văn phòng của 1 Công ty khác: sẽ có Hoá đơn đầu vào, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) ...
* Trường hợp 2: Nếu thuê nhà của cá nhân:
Thực hiện theo quy định tại điểm d, khoản 13, điều 3 của Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 320/2025/NĐ-CP như sau:
d) Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó nếu có chứng từ nộp thuế.
Vậy là: Hồ sơ để được tính chi phí thuê tài sản của cá nhân vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN gồm có:
(1) Hợp đồng thuê nhà
Lưu ý: Trên hợp đồng phải thể hiện rõ: nghĩa vụ kê khai, nộp thuế cho thuê tài sản cho bên nào chịu trách nhiệm thực hiện
+ Nếu trên hợp đồng thoả thuận là "Cá nhân (chủ nhà) tự kê khai nộp thuế" thì trách nhiệm kê khai nộp thuế thuộc về bên cho thuê (chủ nhà) => Doanh nghiệp chỉ cần: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán để tính vào chi phí
+ Nếu trên hợp thoả thuận là "Bên Thuê kê khai nộp thuế thay cho chủ nhà" thì trách nhiệm kê khai nộp thuế thuộc về bên thuê (doanh nghiệp) => Doanh nghiệp (bên thuê) cần có: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán. Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay.
(2) Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Lưu ý: khi trả tiền từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt)
* Về hóa đơn: Khi thuê nhà của cá nhân sẽ không có hóa đơn (không phân biệt doanh thu trên hay dưới 1 tỷ)
Vì "Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản" là 1 trong các các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP
-------------------------------------------------------------------
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng, kho:
1. Hạch toán tiền đặt cọc để đảm bảo hợp đồng (nếu có):
|
Bên Đặt Cọc |
|
Áp Dụng Chế Độ Kế Toán |
|
Theo Thông Tư 133 |
Theo Thông Tư 99 |
|
Sử dụng TK 1386 |
Sử dụng TK 244 |
|
Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược |
Ký quỹ, ký cược |
|
Khi Đặt Cọc |
|
Nợ 1386:
Có 111/112: khoản đặt cọc |
Nợ 244:
Có 111/112: khoản đặt cọc |
|
Khi Nhận Lại Tiền Đặt Cọc |
Nợ 111/112: số tiền nhận lại
Có 1386 |
Nợ 111/112: số tiền nhận lại
Có 244 |
|
Trường hợp khi thanh lý Hợp đồng có những khoản bị phạt trừ vào tiền đặt cọc |
Nợ 811: Số tiền bị phạt
Có 1386 |
Nợ 811: Số tiền bị phạt
Có 244 |
|
Khoản tiền này được tính vào CP được trừ khi tính thuế TNDN |
2. Nếu có thực hiện thanh toán trước (trả tiền trước ngày nhận nhà, trước ngày tính tiền nhà):
Căn cứ vào chứng từ đã thanh toán trước để hạch toán:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
(Lưu ý: Khi thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt)
3. Hạch toán chi phí tiền thuê nhà
3.1. Nếu thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng (kỳ thanh toán theo tháng):
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé)
Có TK: 331,111, 112: tuỳ vào hình thức thanh toán (Lưu ý: Khi thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt)
3.2. Nếu thanh toán tiền thuê văn phòng, thuê nhà trước nhiều kỳ:
Ví dụ: Thuê nhà 1 năm (từ tháng 1 đến tháng 12), thanh toán 1 lần vào tháng 1 (khi nhận nhà), thì hạch toán như sau:
* Khi thanh toán tiền thuê nhà:
|
Nếu thuê nhà của cá nhân (không có hoá đơn) |
Nếu thuê nhà của doanh nghiệp
(Nhận được hoá đơn đầu vào là hoá đơn GTGT có số thuế GTGT được khấu trừ) |
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Có TK: 111, 112: Tổng số tiền đã thanh toán |
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: (Nếu có)
Có TK: 111, 112: Tổng số tiền đã thanh toán |
* Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó:
Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. Ví dụ:
+ Thuê nhà cá nhân làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 641
+ Thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627...
+ Thuê nhà để làm cửa hàng để bán hàng thì đưa vào 641 (bộ phận bán hàng)
Hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642...
Có TK 242:
4. Hạch toán tiền thuế nộp thay cho chủ nhà (nếu có)
Nếu khi thuê nhà của cá nhân mà trên hợp đồng thỏa thuận: Bên thuê (doanh nghiệp) có trách nhiệm nộp thuế cho thuê tài sản thay cho chủ nhà (cá nhân) thì:
* Xác định các tài khoản hạch toán:
- Các khoản thuế nộp thay (Thuế GTGT, Thuế TNCN):
+ Đối với chủ nhà (cá nhân cho thuê nhà): Là các khoản thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản
+ Đối với doanh nghiệp (Bên đi thuê nhà): Là các khoản chi phí phải trả thêm khi thuê nhà, không phải là khoản thuế của doanh nghiệp
=> Nên các khoản thuế nộp thay này sẽ không hạch toán qua các tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Vì doanh nghiệp nộp thay thuế cho chủ nhà (Doanh nghiệp chi tiền ra để nộp thuế thay) nên khi nộp thay những khoản thuế này, doanh nghiệp căn cứ vào chứng từ nộp thuế thay để hạch toán vào chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng như sau:
+ Nếu không phân bổ chi phí:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng)
Có TK 111/112
+ Nếu phân bổ chi phí:
+/ Khi nộp tiền hạch toán:
Nợ TK 242
Có TK 111, 112
+/ Cuối mỗi tháng, khi phân bổ chi phí trả trước (số tiền thuế nộp thay) vào chi phí cho bộ phận sử dụng nhà thuê, hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (chi phí tương ứng với bộ phận sử dụng)
Có TK 242: Chi phí phân bổ trong kỳ (tháng)
Lưu ý: Đối với tài khoản hạch toán chi phí:
+ Thông tư 99 chi tiết hạch toán vào TK 6427
+ Thông tư 133 sử dụng TK 6422 – chi phí QLDN
+ Nếu nhà thuê dùng để làm nhà xưởng sản xuất thì khoản thuế nộp thay này hạch toán vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (TT 99 chi tiết là TK 6277) (TT 133 sử dụng TK 154)
5. Nếu phát sinh chi phí sửa chữa:
Nếu khi nhận nhà DN phải bỏ tiền ra để thực hiện cải tạo, sửa chữa, tân trang thì căn cứ vào hồ sơ, chứng từ thanh toán để hạch toán như sau:
+ Nếu chi phí sửa chữa nhỏ (không cần phân bổ thì hạch toán:
Nợ TK 154, 641, 642, 627: bộ phận sửa dụng nhà thuê có sửa chữa
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 111/112/331
+ Nếu chi phí sửa chữa lớn (cần phân bổ) thì hạch toán:
Nợ TK 242:
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 111/112/331
Cuối mỗi tháng, khi phân bổ chi phí trả trước vào chi phí cho bộ phận sử dụng nhà thuê, hạch toán:
Nợ TK 154, 641, 642, 627: bộ phận sửa dụng nhà thuê có sửa chữa
Có TK 242
------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
Ví dụ: Ngày 01/10/2026, Công ty kế toán Thiên Ưng ký hợp đồng thuê nhà với Bà A (Cá nhân):
+ Thời gian thuê là 12 tháng
+ Giá thuế: mỗi tháng 30.000.000,
+ Tổng giá trị của hợp đồng là 360.000.000
+ Trách nhiệm kê khai nộp thuế cho thuê tài sản: Bên thuê chịu trách nhiệm
+ Tiền đặt cọc: 50 triệu
+ Thời gian thanh toán: bên thuê có trách nhiệm thanh toán Tiền đặt cọc và tổng giá trị của hợp đồng vào ngày 01/10/2026
Ngày 01/10/2026, Bên thuê (Công ty Kế Toán Thiên Ưng) đã chuyển khoản 2 khoản tiền là tiền nhà và tiền đặt cọc cho chủ nhà
Căn cứ vào chứng từ thanh toán là UNC hạch toán:
Bút toán 1: Hạch toán tiền đặt cọc
Nợ 244: 50.000.000
Có 112: 50.000.000
Bút toán 2: Hạch toán tiền thuê nhà vào chi phí
Nợ 242: 360.000.000
Có 112: 360.000.000
Sau đó: Hàng tháng (cuối mỗi tháng) sẽ thực hiện phân bổ vào chi phí thuê nhà cho từng tháng theo giá thuê
Nợ TK 642: 30.000.000 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý")
Có TK 242: 30.000.000
Xác định nghĩa vụ thuế cho thuê tài sản: Vì bà A là cá nhân cho thuê tài sản có mức doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thì thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN
(Doanh thu từ việc cho thuê tài sản của bà A tại năm 2026 chỉ có 90 triệu < 1 tỷ)
=> Bên thuê (công ty Thiên Ưng) không phải nộp thuế thay cho bà A nhưng vẫn phải thực hiện đăng ký thuế và kê khai thuế theo quy định
---------------------------------------------------------------------
Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn thành công!
Bạn muốn học làm kế toán tổng hợp - Thuế thực tế (học cách kê khai thuế Tháng/quý, hoàn thiện sổ sách, lương, BHXH, lên Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế cuối năm ...)
=> có thể tham gia Lớp học thực hành kế toán thực tế.
-----------------------------------------------------------------
