Cụ thể về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo công văn số: 2546/TCT-CS ngày 22 tháng 6 năm 2023 của Tổng Cục Thuế là thực hiện theo:
+ Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế;
(Điều 47 của Luật quản lý thuế quy định về Khai bổ sung hồ sơ khai thuế)
+ Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
(Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế)
Hoặc 1 số các công văn cũ hơn như:
Theo công văn số 28218/CTHN-TTHT ngày 16 tháng 6 năm 2022 của Cục thuế TP Hà Nội về chính sách thuế hóa đơn điện tử thì:
Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.
Theo Công văn 168/CTBDI-TTHT ngày 13/01/2023 của Cục Thuế tỉnh Bình Định về việc khai bổ sung thuế GTGT thì: 
Trường hợp ngày 04/01/2023 bên bán đã lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã xuất cho Công ty ngày 30/12/2022 thì:
+ Bên bán, bên mua căn cứ hóa đơn đã xuất ngày 30/12/2022 để kê khai cho tờ khai thuế GTGT tháng 12/2022.
+ Sau đó, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh lập ngày 04/01/2023, bên bán, bên mua kê khai bổ sung cho tờ khai thuế GTGT tháng 12/2022.
=> Vậy là theo Theo Công văn 168/CTBDI-TTHT này thì hóa đơn điều chỉnh sẽ kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn gốc (tháng 12/2022), chứ không kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (tháng 1/2023)
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm:
Chi tiết về cách kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm trong từng trường hợp như sau:
* Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc (lập sai) phát sinh cùng 1 kỳ kê khai thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc (lập sai) vào kỳ phát sinh (lập) 2 hóa đơn này
Như thế nào được gọi là cùng 1 kỳ kê khai?
Thuế GTGT là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý:
+ Với những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng thì xét trong cùng 1 tháng
+ Với những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý thì xét trong cùng 1 quý
Ví dụ: Công ty Thiên Ưng có kỳ kê khai theo quý
Hóa đơn số 525 được lập vào ngày 15/03/2025 (thuộc quý 1/2025)
|
Số lượng |
Đơn giá |
Thành Tiền |
Tiền Thuế |
Tổng Thanh Toán |
|
01 |
11.000.000 |
11.000.000 |
1.100.000 |
12.100.000 |
Đến ngày 23/03/2025, phát hiện Hóa đơn số 525 có sai sót ghi đơn giá cao hơn đơn giá thỏa thuận nên bên bán đã xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số 568 để điều chỉnh giảm đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán.
|
Đơn giá |
Thành Tiền |
Tiền Thuế |
Tổng Thanh Toán |
|
-1.000.000 |
-1.000.000 |
-100.000 |
-1.100.000 |
Vậy là:
=> Hóa đơn điều chỉnh giảm số 568 được lập vào ngày 23/03/2025 -> Tức là cũng thuộc vào quý 1/2025
=> Cả hóa đơn gốc (lập sai) số 525 và hóa đơn điều chỉnh giảm số 568 đều phát sinh ở cùng 1 kỳ, đó là kỳ quý 1/2025
=> Khi kê khai: Công Ty Thiên Ưng sẽ khai cả hóa đơn điều chỉnh giảm số 568 và hóa đơn gốc (lập sai) số 525 vào kỳ phát sinh lập 2 hóa đơn này là kỳ quý 1/2025
|
Hóa đơn |
Bên bán |
Bên mua |
Hóa đơn gốc (lập sai)
số 525 |
Kê khai dương:
+ Chỉ tiêu 32: 11.000.000
+ Chỉ tiêu 33: 1.100.000 |
Kê khai dương:
+ Chỉ tiêu 23: 11.000.000
+ Chỉ tiêu 24: 1.100.000
+ Chỉ tiêu 25: 1.100.000 |
Hóa đơn điều chỉnh giảm
số 0568 |
Kê khai âm:
+ Chỉ tiêu 32: -1.000.000
+ Chỉ tiêu 33: -100.000 |
Kê khai âm:
+ Chỉ tiêu 23: -1.000.000
+ Chỉ tiêu 24: -100.000
+ Chỉ tiêu 25: -100.000 |
* Trường hợp 2: Nếu hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc phát sinh khác kỳ kê khai thì phải kê khai điều chỉnh, bổ sung hóa đơn điều chỉnh vào kỳ tính thuế có sai sót (Kỳ phát sinh hóa đơn sai sót)
Ví dụ: Công ty Thiên Ưng bán hàng cho công ty Bảo An, cả bên bán và bên mua đều có kỳ kê khai theo quý
- Ngày 30/03/2025, Khi bàn giao hàng hóa cho bên mua, công ty Thiên Ưng đã xuất hóa đơn số 628 như sau:
|
Số lượng |
Đơn giá |
Thành Tiền |
Tiền Thuế |
Tổng Thanh Toán |
|
03 |
10.000.000 |
30.000.000 |
3.000.000 |
33.000.000 |
Đến ngày 02/04/2025, phát hiện hóa đơn bị sai số lượng (Viết cao hơn 1 mặt hàng so với thực tế giao nhận) => Bên bán đã xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số 653 để điều chỉnh giảm số lượng, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán như sau:
|
Số lượng |
Thành Tiền |
Tiền Thuế |
Tổng Thanh Toán |
|
-01 |
-10.000.000 |
-1.000.000 |
-11.000.000 |
Vậy là:
+ Hóa đơn gốc (lập sai) số 628 được lập vào ngày 30/03/2025 -> Tức là thuộc vào quý 1/2025
+ Còn hóa đơn điều chỉnh giảm số 653 được lập vào ngày 02/04/2025 -> Tức là thuộc vào quý 2/2025
=> Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc đang phát sinh khác kỳ kê khai.
Kê khai thuế:
+ Đối với hóa đơn gốc (khi bán hàng) số 628 được lập vào ngày 30/03/2025 (thuộc vào quý 1/2025): sẽ phải kê khai vào tờ khai thuế GTGT của quý 1/2025
+ Còn đối với hóa đơn điều chỉnh giảm số 653 thì việc kê khai sẽ phụ thuộc vào 1 trong 2 tình huống sau đây:
+/ Tình huống số 1: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp chưa thực hiện nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn sai sót thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn gốc vào kỳ có hóa đơn sai sót
+/ Tình huống số 2: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp đã nộp tờ khai của kỳ có hóa đơn sai sót thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung KHBS (Điều chỉnh giảm) hóa đơn điều chỉnh vào kỳ có hóa đơn sai sót
Cách kê khai cụ thể cho từng tình huống như sau:
+/ Tình huống số 1: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh giảm (ngày 02/04/2025), doanh nghiệp chưa thực hiện nộp tờ khai của kỳ quý 1/2025 thì thực hiện kê khai cả hóa đơn điều chỉnh giảm và hóa đơn gốc vào kỳ quý 1/2025
|
Hóa đơn |
Bên bán |
Bên mua |
Hóa đơn gốc
số 628 |
Kê khai dương:
+ Chỉ tiêu 32: 30.000.000
+ Chỉ tiêu 33: 3.000.000 |
Kê khai dương:
+ Chỉ tiêu 23: 30.000.000
+ Chỉ tiêu 24: 3.000.000
+ Chỉ tiêu 25: 3.000.000 |
Hóa đơn điều chỉnh giảm
số 653 |
Kê khai âm:
+ Chỉ tiêu 32: - 10.000.000
+ Chỉ tiêu 33: - 1.000.000 |
Kê khai âm:
+ Chỉ tiêu 23: -10.000.000
+ Chỉ tiêu 24: -1.000.000
+ Chỉ tiêu 25: -1.000.000 |
+/ Tình huống số 2: Tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh giảm (ngày 02/04/2025), doanh nghiệp đã nộp tờ khai của kỳ quý 1/2025 thì phải kê khai điều chỉnh bổ sung KHBS (Điều chỉnh giảm) hóa đơn điều chỉnh giảm số 653 vào kỳ quý 1/2025
Vào phần mềm HTKK => Chọn tờ khai thuế GTGT => Chọn kỳ quý 01/2025 => Chọn trạng thái tờ khai là "Tờ khai bổ sung"
=> Nhấn đồng ý để vào tờ khai rồi thực hiện điều chỉnh trực tiếp trên các chỉ tiêu liên quan như sau:
* Đối với bên bán: điều chỉnh giảm tại 2 chỉ tiêu 32 và 33
+ Chỉ tiêu 32 điều chỉnh = Chỉ tiêu 32 của tờ khai quý 1/2025 lần đầu - 10.000.000
+ Chỉ tiêu 33 điều chỉnh = Chỉ tiêu 32 của tờ khai quý 1/2025 lần đầu - 1.000.000
* Đối với bên mua: điều chỉnh giảm tại 3 chỉ tiêu 23, 24 và 25
+ Chỉ tiêu 23 điều chỉnh = Chỉ tiêu 23 của tờ khai quý 1/2025 lần đầu - 10.000.000
+ Chỉ tiêu 24 điều chỉnh = Chỉ tiêu 24 của tờ khai quý 1/2025 lần đầu - 1.000.000
+ Chỉ tiêu 25 điều chỉnh = Chỉ tiêu 25 của tờ khai quý 1/2025 lần đầu - 1.000.000
==================================