Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
1. Mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC
Đơn vị:.............................
Địa chỉ:.............................. |
Mẫu số S03a-DN
(Kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) |
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm...
Đơn vị tính:.........
|
Ngày, tháng ghi sổ |
Chứng từ |
Diễn giải |
Đã ghi Sổ Cái |
STT dòng |
Số hiệu TK đối ứng |
Số phát sinh |
|
Số hiệu |
Ngày, tháng |
Nợ |
Có |
|
A |
B |
C |
D |
E |
G |
H |
1 |
2 |
|
|
|
|
Số trang trước chuyển sang |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cộng chuyển sang trang sau |
x |
x |
x |
|
|
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...
- Ngày mở sổ:...
|
Người ghi sổ
(Ký, họ tên)
|
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) |
Ngày..... tháng.... năm.....
Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên, đóng dấu) |
|
Lưu ý: Các mẫu sổ kế toán tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC đều là những mẫu tham khảo
Doanh nghiệp được sửa đổi mẫu sổ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC này. Nhưng phải đảm bảo tuân thủ quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 24 Luật Kế toán và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
Khi thiết sửa đổi về biểu mẫu sổ kế toán thì doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc các tài liệu tương đương) về các nội dung sửa đổi, bổ sung để làm cơ sở thực hiện. Quy chế phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi, bổ sung đó và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về các nội dung đã sửa đổi, bổ sung.
Trường hợp doanh nghiệp không sửa đổi mẫu sổ thì áp dụng biểu mẫu sổ Nhật ký chung Mẫu số S03a-DN ban hành kèm theo Thông tư 99 nêu trên
2. Cách lập sổ Nhật ký chung theo Mẫu số S03a-DN của Thông tư số 99
Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
- Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
- Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
- Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi sổ Cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số Nhật ký đặc biệt thông dụng.
+ Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số 03a1-DN)
+ Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
+ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)
+ Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DN)
3. Mẫu Sổ Nhật ký chung trên Excel
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời bạn tham khảo thêm bài viết: