Hướng dẫn cách hạch toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng có khuyến mại trên phần mềm Misa trong cả 2 trường hợp: Khuyến mại có điều kiện và khuyến mại không có điều kiện
Tùy vào từng trường hợp cụ thể là bán hàng khuyến mại có điều kiện hay không có điều kiện để chúng ta xác định cách hạch toán ghi sổ cho phù hợp
I. Trường hợp 1: Bán hàng khuyến mại không kèm điều kiện:
Doanh nghiệp có phát sinh chương trình khuyến mại cho khách hàng thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Trước khi tiến hành thực hiện chương trình sẽ có 2 trường hợp:
-
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký nội dung chương trình khuyến mại với Sở Công thương chậm nhất là 7 ngày làm việc trước khi thực hiện chương trình khuyến mại. Sau khi đăng ký với Sở Công thương và được duyệt thì bộ phận thực hiện chương trình khuyến mại sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
-
Doanh nghiệp không đăng ký với sở Công thương, căn cứ vào Kế hoạch chương trình khuyến mại đã được duyệt, bộ phận thực hiện chương trình khuyến mại sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
-
Kế toán lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
-
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hóa.
-
Thủ kho ghi sổ kho, Kế toán ghi sổ Kế toán kho.
-
Bộ phận thực hiện chương trình khuyến mãi sau đó đem hàng đi thực hiện chương trình.
-
Kế toán tiến hành xuất hóa đơn cho hàng khuyến mại và tiến hành ghi nhận vào chi phí của bộ phận thực hiện chương trình.
1. Cách định khoản hạch toán khi doanh nghiệp bán hàng khuyến mại không có điều kiện
a. Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương thì đơn vị xuất hóa đơn với giá tính thuế bằng 0:
-
Nợ TK 641 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 200)
-
Nợ TK 6421 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 133)
-
Có các TK 155, 156…
b. Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, nhưng không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở Công thương thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho. Tức là giá tính thuế GTGT của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ (theo Khoản 5 Điều 7 chương II Thông tư 219/2013/TT- BTC):
- Trường hợp sản phẩm, hàng hóa mua về nhập kho sau đó xuất khuyến mại:
Khi xuất cho biếu tặng:
-
Nợ TK 641 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 200)
-
Nợ TK 6421 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 133)
-
Có TK 152, 153, 155, 156
=> Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra, ghi:
-
Nợ TK 133 (TT200) (theo Khoản i, Mục 3, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC)
-
Nợ TK 6421 (TT133) (theo hướng dẫn tại phần Tài khoản 642, mục 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC)
-
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
- Trường hợp sản phẩm, hàng hóa mua về tặng ngay:
-
Nợ TK 641 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 200)
-
Nợ TK 6421 - Chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá (TT 133)
-
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
-
Có TK 111, 112, 331
-
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
2. Các bước hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ bán hàng khuyến mại không có điều kiện trên phần mềm Misa
Trường hợp 1: Xuất hàng hóa để khuyến mại, không thu tiền, không kèm các điều kiện khác và có đăng ký chương trình khuyến mại
Với trường hợp này kế toán có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Lập chứng từ bán hàng cho hàng khuyến mại có kèm hoá đơn và kiêm phiếu xuất kho
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Bán hàng" => ấn "Thêm".
- Lựa chọn loại chứng từ và hình thức thanh toán.
- Tích chọn "Kiêm phiếu xuất kho" và "Lập kèm hoá đơn".
+ Tab "Phiếu thu": khai báo các thông tin chung về chứng từ.
+ Tab "Phiếu xuất": khai báo thông tin về chứng từ xuất kho hàng khuyến mại.
+ Tab "Hoá đơn": khai báo thông tin phục vụ cho việc cấp hoá đơn GTGT cho hàng khuyến mại.
+ Tab "Hàng tiền":
-
Khai báo các mặt hàng được khuyến mại;
-
Tích chọn vào cột "Hàng khuyến mại" nhập "Thành tiền = 0". Hoặc khai báo sẵn hàng khuyến mại trong "Danh mục" => "Vật tư hàng hóa" bằng cách tích chọn "Là hàng khuyến mại" trong tab "Ngầm định"
-
Khai báo các thông tin về chứng từ bán hàng khuyến mại:
+ Tab "Giá vốn" => ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng khuyến mại => Nợ TK 641(TT200), 6421(TT133)/Có TK 15x.
CHÚ Ý: Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên "Hệ thống" => "Tuỳ chọn" => "Vật tư hàng hoá".
- Các bạn ấn "Cất".
- Ấn "Phát hành HĐĐT" để xuất hóa đơn GTGT cho chứng từ bán hàng.
- Chọn chức năng "In trên thanh công cụ" => sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Cách 2: Lập hoá đơn và phiếu xuất kho riêng cho hàng khuyến mại
Lập hoá đơn cho hàng khuyến mại:
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Xuất hoá đơn" => ấn "Thêm\Hóa đơn".
- Lựa chọn loại chứng từ.
- Tab "Hàng tiền": khai báo các mặt hàng được khuyến mại; Tích chọn vào cột "Hàng khuyến mại"; nhập "Thành tiền = 0", hoặc khai báo sẵn hàng khuyến mại trong "Danh mục" => "Vật tư hàng hóa" bằng cách tích chọn "Là hàng khuyến mại" trong tab "Ngầm định".
- Ấn "Cất".
Trường hợp 2: Xuất hàng hóa để khuyến mại, không thu tiền, không kèm các điều kiện khác và không đăng ký chương trình khuyến mại (sản phẩm, hàng hóa mua về nhập kho sau đó xuất khuyến mại)
Kế toán thực hiện theo 3 bước như sau:
Bước 1: Lập hoá đơn cho hàng khuyến mại:
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Xuất hoá đơn" => ấn "Thêm".
- Lựa chọn loại chứng từ.
- Khai báo các mặt hàng được khuyến mại và thuế GTGT của hàng khuyến mại tại Tab "Hàng tiền" (Lưu ý: với trường hợp này cần phải khai báo một mặt hàng có tính chất là Diễn giải trên danh mục "Vật tư hàng hoá" để hiển thị thêm mô tả hàng khuyến mại khi in hoá đơn GTGT)
- Ấn "Cất".
- Các bạn ấn "Phát hành HĐĐT".
Bước 2: Lập phiếu xuất kho cho hàng khuyến mại
=> Ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng khuyến mại
=> Nợ TK 641(TT200), 6421(TT133)/Có TK 15x.
CHÚ Ý: Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên "Hệ thống" => "Tuỳ chọn" => "Vật tư hàng hoá".
Bước 3: Lập chứng từ nghiệp vụ khác để ghi nhận thuế GTGT cho hàng khuyến mại
- Vào phân hệ "Tổng hợp" => chọn tab "Chứng từ nghiệp vụ khác" => ấn "Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác".
- Hạch toán bút toán ghi nhận thuế GTGT cho hàng khuyến mại (tab "Hạch toán").
+ Với TT200: Nợ TK 133/Có TK 3331.
+ Với TT133: Nợ TK 6421/Có TK 3331.
- Khai báo thông tin Thuế (tab "Thuế").
+ Với TT133: Kế toán lưu ý không khai báo thông tin trên tab "Thuế".
- Các bạn ấn "Cất".
Trường hợp 3: Xuất hàng hóa để khuyến mại, không thu tiền, không kèm các điều kiện khác và không đăng ký chương trình khuyến mại (sản phẩm, hàng hóa mua về tặng ngay)
Với trường hợp này kế toán có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập hoá đơn cho hàng khuyến mại:
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Xuất hoá đơn" => ấn "Thêm\Hóa đơn".
- Lựa chọn loại chứng từ.
- Tab "Hàng tiền": khai báo các mặt hàng được khuyến mại và thuế GTGT của hàng khuyến mại. (Lưu ý: với trường hợp này cần phải khai báo một mặt hàng có tính chất là Chỉ là diễn giải trên danh mục "Vật tư hàng hoá" để hiển thị thêm mô tả hàng khuyến mại khi in hoá đơn GTGT)
- Ấn "Cất".
- Các bạn ấn "Phát hành HĐĐT".
- Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Bước 2: Lập chứng từ nghiệp vụ khác để ghi nhận chi phí và kê khai thuế GTGT
- Vào phân hệ "Tổng hợp" => chọn tab "Chứng từ nghiệp vụ khác" => ấn "Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác".
- Hạch toán bút toán ghi nhận chi phí và thuế GTGT.
CHÚ Ý: Bút toán ghi nhận thuế GTGT
+ Với TT200: Nợ TK 133/Có TK 3331.
+ Với TT133: Nợ TK 6421/Có TK 3331.
- Kê khai thuế GTGT đầu vào.
+ Với TT133: Kế toán lưu ý không khai báo thông tin trên tab "Thuế".
- Các bạn ấn "Cất".
II. Trường hợp 2: Bán hàng khuyến mại có kèm điều kiện
Doanh nghiệp có phát sinh chương trình khuyến mại cho khách hàng thông thường sẽ phát sinh các hoạt động sau:
Trước khi tiến hành thực hiện chương trình sẽ có 2 trường hợp:
-
Doanh nghiệp tiến hành đăng ký nội dung chương trình khuyến mại với Sở Công thương chậm nhất là 7 ngày làm việc trước khi thực hiện chương trình khuyến mại. Sau khi đăng ký với Sở Công thương và được duyệt thì bộ phận thực hiện chương trình khuyến mại sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
-
Doanh nghiệp không đăng ký với sở Công thương, căn cứ vào Kế hoạch chương trình khuyến mại đã được duyệt, bộ phận thực hiện chương trình khuyến mại sẽ lập đề nghị xuất kho hàng hóa.
-
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
-
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi Sổ Kho
-
Nhân viên kinh doanh bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng. Nhân viên bán hàng tiến hành theo dõi doanh số mua của khách hàng hoặc phát hàng khuyến mãi cho khách hàng được hưởng theo chương trình đã đăng ký.
-
Kế toán ghi nhận doanh số bán hàng, và doanh số hàng khuyến mãi.
-
Nhân viên bán hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng.
-
Khi kết thúc chương trình khuyến mãi (đối với khách hàng truyền thống) kế toán bán hàng và nhân viên bán hàng tiến hành đối chiếu xác định khách hàng thỏa mãn điều kiện được hưởng chương trình khuyến mãi. Sau đó tiến hành trả hàng khuyến mãi cho khách hàng.
-
Kết thúc chương trình khuyến mãi doanh nghiệp lập báo cáo kết quả chương trình khuyến mãi gửi cho Sở Công thương.
1. Cách định khoản hạch toán khi doanh nghiệp bán hàng khuyến mại có điều kiện
a. Trường hợp khuyến mại kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) và có đăng ký chương trình khuyến mại với Sở công thương thì phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán). Đồng thời hoá đơn xuất ra, đối với hàng khuyến mại sẽ có giá tính thuế = 0:
Ghi nhận doanh thu:
-
Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng số tiền thanh toán (của các mặt hàng bán)
-
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (phân bổ cho cả hàng khuyến mại)
-
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
Ghi nhận giá vốn:
-
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán trong kỳ (của cả hàng bán và hàng khuyến mại)
-
Có TK 155, 156
b. Trường hợp khuyến mại kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) nhưng không đăng ký chương trình khuyến mại với Sở công thương thì phải kê khai, tính nộp thuế như hàng hóa, dịch vụ dùng để tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho:
Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT:
-
Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng tiền thanh toán của các mặt hàng bán
-
Có TK 511 - Doanh thu của các mặt hàng bán
-
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp của các mặt hàng bán
Ghi nhận giá vốn:
-
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
-
Nợ TK 641(TT200) 6421(TT133) - Giá vốn hàng khuyến mại
-
Có TK 155, 156
Hạch toán thuế GTGT hàng khuyến mại
-
Nợ TK 133 (TT200) (theo Khoản i, Mục 3, Điều 91, Thông tư 200/2014/TT-BTC)
-
Nợ TK 6421 (TT133) (theo hướng dẫn tại phần Tài khoản 642, mục 3.15, Thông tư 133/2016/TT-BTC)
-
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
2. Các bước hạch toán, ghi sổ nghiệp vụ bán hàng khuyến mại có điều kiện trên phần mềm Misa
Trường hợp 1: Có đăng ký chương trình khuyến mại
Với trường hợp này kế toán thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xuất hoá đơn cho hàng khuyến mại
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Xuất hoá đơn" => ấn "Thêm\Hóa đơn".
- Lựa chọn loại chứng từ.
- Tab "Hàng tiền": khai báo các mặt hàng được bán và khuyến mại => Với các mặt hàng bán, nhập Đơn giá theo giá bán tại thời điểm phát sinh giao dịch, với các mặt hàng được khuyến mại thì tích chọn vào cột "Hàng khuyến mại" và nhập "Đơn giá, Thành tiền=0".
- Ấn "Cất".
- Các bạn ấn "Phát hành HĐĐT".
- Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
Bước 2: Lập chứng từ ghi nhận doanh thu cho các mặt hàng
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Bán hàng" => ấn "Thêm".
- Lựa chọn loại chứng từ và hình thức thanh toán.
- Tích chọn "Kiêm phiếu xuất kho".
- Bỏ tích chọn "Lập kèm hoá đơn" và tích chọn "Đã lập hoá đơn".
- Tab "Phiếu thu": khai báo thông tin về khách hàng và chứng từ bán hàng.
- Tab "Phiếu xuất": khai báo thông tin về chứng từ xuất kho hàng bán và khuyến mại.
- Tab "Hàng tiền": Hạch toán ghi nhận doanh thu của các mặt hàng bao gồm cả hàng khuyến mại => Kế toán tự phân bổ doanh thu bán được cho các mặt hàng khuyến mại và nhập Đơn giá, Thành tiền cho từng mặt hàng.
- Tab "Thuế" => ghi nhận thuế GTGT của các mặt hàng.
- Tab "Giá vốn" => ghi nhận giá vốn của hàng bán và hàng khuyến mại.
CHÚ Ý: Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên "Hệ thống" => "Tuỳ chọn" => "Vật tư hàng hoá".
- Các bạn ấn "Cất".
Trường hợp 2: Không đăng ký chương trình khuyến mại
Thực hiện theo 2 bước sau:
Bước 1: Xuất hóa đơn và hạch toán các mặt hàng bán thông thường
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn "Chứng từ bán hàng" (hoặc vào tab "Bán hàng" => ấn "Thêm").
+ Lựa chọn loại chứng từ và hình thức thanh toán.
+ Tích chọn "Kiêm phiếu xuất kho" và "Lập kèm hóa đơn".
+ Tab "Chứng từ ghi nợ": khai báo thông tin về khách hàng và chứng từ bán hàng.
+ Tab "Phiếu xuất": Khai báo thông tin về chứng từ xuất kho hàng bán.
+ Tab "Hóa đơn": Khai báo các thông tin để in hóa đơn.
+ Tab "Hàng tiền": Khai báo và hạch toán ghi nhận doanh thu của các mặt hàng bán thông thường và nhập Đơn giá, Thành tiền của từng mặt hàng.
+ Tab "Thuế" => ghi nhận thuế GTGT của các mặt hàng bán.
+ Tab "Giá vốn" => ghi nhận giá vốn của các mặt hàng bán.
CHÚ Ý: Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên "Hệ thống" => "Tuỳ chọn" => "Vật tư hàng hoá".
+ Ấn "Cất".
- Các bạn ấn "Phát hành HĐĐT".
Bước 2: Xuất hóa đơn và hạch toán các mặt hàng khuyến mại
Kế toán thực hiện theo 3 bước nhỏ như sau:
a. Lập hoá đơn cho hàng khuyến mại:
- Vào phân hệ "Bán hàng" => chọn tab "Xuất hoá đơn" => ấn "Thêm\Hóa đơn".
- Lựa chọn loại chứng từ.
- Khai báo các mặt hàng được khuyến mại và thuế GTGT của hàng khuyến mại tại Tab "Hàng tiền". (Lưu ý: với trường hợp này cần phải khai báo một mặt hàng có tính chất Chỉ là diễn giải trên danh mục "Vật tư hàng hoá" để hiển thị thêm mô tả hàng khuyến mại khi in hoá đơn GTGT)
- Ấn "Cất".
- Các bạn ấn "Phát hành HĐĐT".
- Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu hóa đơn cần in.
b. Lập phiếu xuất kho cho hàng khuyến mại
- Vào phân hệ "Kho" => chọn tab "Nhập, xuất kho" => ấn "Thêm\Xuất kho".
- Ghi nhận lại bút toán hạch toán giá vốn của hàng khuyến mại. => Nợ TK 641(TT200), 6421(TT133)/Có TK 15x.
- Các bạn ấn "Cất".
CHÚ Ý: Đơn giá vốn của hàng hoá sẽ được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho trên "Hệ thống" => "Tùy chọn" => "Vật tư hàng hóa".
Bước 3: Lập chứng từ nghiệp vụ khác để ghi nhận thuế GTGT cho hàng khuyến mại
- Vào phân hệ "Tổng hợp" => chọn tab "Chứng từ nghiệp vụ khác" => ấn "Thêm\Chứng từ nghiệp vụ khác".
- Hạch toán bút toán ghi nhận thuế GTGT cho hàng khuyến mại (tab "Hạch toán").
+ Với TT200: Nợ TK 133/Có TK 3331.
+ Với TT 133: Nợ TK 6421/Có TK 3331
- Khai báo thông tin Thuế (tab "Thuế")
+ Với TT133: Kế toán lưu ý không khai báo thông tin trên tab "Thuế" (do đã kê khai thuế GTGT hàng khuyến mại trên Hóa đơn tại Bước 1).
+ Với TT200: Kế toán cần kê khai thêm thông tin thuế GTGT đầu vào theo thông tin hoá đơn GTGT đầu ra kê khai tại Bước 1 để lên bảng kê mua vào.
- Các bạn ấn "Cất".
KẾ TOÁN THIÊN ƯNG chúc các bạn làm tốt!
=============================
Nếu bạn muốn thành thạo các kỹ năng làm kế toán trên phần mềm Misa
Thì bạn có thể tham khảo "Khóa Học Thực Hành Kế Toán Trên Phần Mềm Misa" tại Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng
Trong khóa học này, bạn sẽ được dạy cách lên sổ sách, lập báo cáo tài chính trên phần mềm Misa
Chi tiết về chương trình đào tạo bạn xem tại đây nhé: Khóa học thực hành kế toán trên Misa
=============================