Hồ sơ, Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế mới nhất năm 2024 và đăng ký lại khi có thay đổi nội dung trên hóa đơn điện tử đã đăng ký
Căn cứ thực hiện: Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn điện tử
1. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế mới nhất năm 2024
Sau khi DN đã tìm được nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để mua phần mềm lập hóa đơn điện tử rồi thì thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Làm tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:
Doanh nghiệp làm mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo NĐ 123/2020/NĐ-CP để đăng ký thông tin sử dụng HĐĐT
=> Làm trên phần mềm hóa đơn điện tử -> Ký số -> Gửi qua mạng đến CQT quản lý (Gửi đến cơ quan thuế thông qua các Tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT)
(Thông thường bước 1 này sẽ do bên cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm cho doanh nghiệp: họ sẽ teamview làm cho bạn)
Bước 2. Tiếp nhận thông báo chấp nhận thực hiện HĐĐT của CQT
Trong thời gian 1 ngày làm việc sau khi gửi mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận (hoặc không chấp nhận) đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
(CQT sẽ gửi thông báo này qua mail của doanh nghiệp).
Nếu được chấp nhận thì bắt đầu thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Lưu ý:
+ Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC thì không phải làm thông báo phát hành hóa đơn (Chỉ cần nhận được thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT từ CQT là được sử dụng hóa đơn điện tử luôn)
+ Khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghihông phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm:
2. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế mới nhất năm 2024:
2.1. Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử - mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỜ KHAI
Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
[...] Đăng ký mới
[...] Thay đổi thông tin
|
Tên người nộp thuế: |
............................................................................................................. |
|
Mã số thuế: |
............................................................................................................. |
|
Cơ quan thuế quản lý: |
............................................................................................................. |
|
Người liên hệ: |
........................................... |
Điện thoại liên hệ:............................... |
|
Địa chỉ liên hệ: |
........................................... |
Thư điện tử:......................................... |
|
Theo Nghị định số………/2020/NĐ-CP ngày... tháng... năm 2020 của Chính phủ, chúng tôi/tôi thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng tôi/tôi đăng ký/thay đổi thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử như sau: |
|
1. Hình thức hóa đơn: |
|
□ Có mã của cơ quan thuế
□ Không có mã của cơ quan thuế
|
|
2. Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: |
|
a. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ theo khoản 1 Điều 14 của Nghị định: |
|
□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.
□ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
|
|
b. □ Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: |
|
□ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế (điểm b1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).
□ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (điểm b2, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).
|
|
3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: |
|
□ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
□ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều 22 của Nghị định).
|
|
4. Loại hóa đơn sử dụng: |
|
□ Hóa đơn GTGT
□ Hóa đơn bán hàng
□ Hóa đơn bán tài sản công
□ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
□ Các loại hóa đơn khác
□ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
|
|
5. Danh sách chứng thư số sử dụng: |
|
STT |
Tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử |
Số sê-ri chứng thư |
Thời hạn sử dụng chứng thư số |
Hình thức đăng ký (Thêm mới, gia hạn, ngừng sử dụng) |
|
Từ ngày |
Đến ngày |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn |
|
STT |
Tên loại
hóa đơn ủy nhiệm |
Ký hiệu mẫu hóa đơn |
Ký hiệu hóa đơn ủy nhiệm |
Tên tổ chức được
ủy nhiệm |
Mục đích ủy nhiệm |
Thời hạn ủy nhiệm |
Phương thức
thanh toán hóa đơn ủy nhiệm |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật./.
|
|
……, ngày…….. tháng….. năm…..
NGƯỜI NỘP THUẾ
(Chữ ký số người nộp thuế) |
|
.png "Mẫu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử")
2.2. Mẫu thông báo chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế:
|
Mẫu số: 01/TB-ĐKĐT
TÊN CƠ QUAN THUẾ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN THUẾ
RA THÔNG BÁO
Số:…./TB-………. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
……., ngày…….. tháng…… năm….. |
THÔNG BÁO
Về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/
thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử
Kính gửi: (Họ tên người nộp thuế:….)
(Mã số thuế của NNT:....)
Sau khi xem xét tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử ngày..../..../20...
Cơ quan thuế thông báo (chấp nhận/không chấp nhận) đề nghị đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử của đơn vị.
(Trong trường hợp chấp nhận người nộp thuế đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử thì ghi: Tài khoản đã được gửi đến hộp thư điện tử của người nộp thuế/điện thoại liên hệ, đề nghị người nộp thuế thực hiện khai báo các thông tin liên quan theo nội dung hướng dẫn của cơ quan thuế tại thư điện tử này).
(Trong trường hợp không chấp nhận doanh nghiệp đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử thì ghi: Cơ quan thuế không chấp nhận người nộp thuế đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử/biên lai điện tử). Lý do: (Lý do không chấp nhận).
(Trong trường hợp ủy thác qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế thông báo người nộp thuế đăng ký giao dịch sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử). (Tên, địa chỉ đăng ký).
Cơ quan thuế thông báo để người nộp thuế biết, thực hiện./.
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUẾ RA THÔNG BÁO
(Chữ ký số của Thủ trưởng cơ quan thuế) |
|
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
=> Doanh nghiệp được bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tin đã đăng ký trong tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
3. Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Đăng ký lại khi có thay đổi nội dung trên hóa đơn điện tử đã đăng ký)
Theo khoản 4, Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn điện tử thì:
Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử => Doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều Điều 15 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định này được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này. Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.