9. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
Thực hiện theo quy định tại khoản 4, điều 5 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP như sau:
Điều 5. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
a) Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi, đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử;
b) Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy trong các trường hợp sau:
b.1) Theo yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra;
b.2) Theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán. Hóa đơn chuyển đổi trong trường hợp này không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
10. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí khi sử dụng chứng từ điện tử
Theo điều 29 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ điện tử như sau:
1. Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan quản lý thuế cấp.
2. Tạo lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử để gửi đến người bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của chứng từ điện tử đã lập.
3. Chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan quản lý thuế
a) Chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử
Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế sau khi lập đầy đủ các nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử gửi cho người bị khấu trừ thuế, đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ.
Tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân qua Hệ thống thông tin quản lý thuế; tổ chức, cá nhân trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử và tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sử dụng miễn phí dịch vụ theo quy định tại Điều 11 Nghị định này thì được lựa chọn chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử;
b) Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử, tổ chức nhận ủy nhiệm lập biên lai sau khi lập đầy đủ các nội dung trên biên lai điện tử gửi cho người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí gửi cho cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính trong ngày lập biên lai (trừ phí hải quan; lệ phí hàng hoá, hành lý, phương tiện vận tải quá cảnh) theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ chứng từ điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.
5. Chấp hành sự kiểm tra, đối chiếu của cơ quan quản lý thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.