Hướng dẫn cách lập hóa đơn thay thế theo quy định về hóa đơn điện tử tại thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP mới nhất năm 2024
1. Hóa đơn thay thế sử dụng trong những trường hợp nào?
Một vào các trường hợp sử dụng hóa đơn thay thế như:
* Dùng hóa đơn thay thế để xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót:
Theo quy định tại khoản 2, Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì:
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
......
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
.........
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
........
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
* Dùng hóa đơn thay thế để xử lý khi có hàng bán bị trả lại
* Dùng hóa đơn thay thế để xử lý hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử loại cũ theo thông tư 32/2011/TT-BCT có sai sót khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới theo Thông tư 78 và Nghị định 123:
Theo hướng dẫn tại khoản 6, điều 12 của Thông tư 78/2021/TT-BTC thì:
6. Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn này có sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
2. Cách lập hóa đơn thay thế:
* Trước khi lập hóa đơn thay thế:
+ Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
+ Trường hợp người bán và người mua không có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua không cần lập văn bản thỏa thuận.
(Theo công văn số 34787/CTHN-TTHT ngày 18/7/2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội về việc xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử thì Việc lập biên bản điều chỉnh trước khi phát hành HĐĐT điều chỉnh hoặc HĐĐT mới chỉ bắt buộc nếu các bên có thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì được miễn lập biên bản điều chỉnh.)
* Khi lập hóa đơn thay thế:
+ Khi lập hóa đơn thay thế thì chúng ta sẽ thực hiện lập 1 số hóa đơn mới (Đúng) để thay thế (khắc phục) toàn bộ các lỗi sai của hóa đơn trước đó
(Sau khi lập hóa đơn thay thế thì hóa đơn có sai sót đó được gọi là hóa đơn bị thay thế, hóa đơn bị thay thế hết giá trị, doanh thu tính thuế chính là giá trị trên hóa đơn thay thế)
+ Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”
+ Ngày trên hóa đơn thay thế: Là ngày hiện tại (ngày 2 bên phát hiện ra sai sót và thống nhất lập hóa đơn mới thay thế)
+ Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn thay thế:
Theo Công văn số 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế về việc lập hóa đơn thì:
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT đã bán -> đã xuất hóa đơn theo mức thuế suất được giảm (8%) tại theo quy định tại thời điểm bán => Rồi sau đó phát hiện hóa đơn đã lập đó có sai sót -> phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì cần xác định như sau:
+/ Trường hợp 1: Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn còn trong thời hạn được giảm thuế GTGT => Trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sẽ ghi theo mức thuế suất được giảm là 8%
+/ Trường hợp 2: Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không còn trong thời hạn được giảm thuế GTGT nữa thì xác định theo các lỗi sai như sau:
+ Đối với các sai sót không ảnh hưởng tới tiền hàng và thuế GTGT phải nộp hoặc điều chỉnh giá tính thuế thì hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng thuế suất thuế GTGT 8%;
+ Trường hợp sai sót về số lượng hàng hóa dẫn đến sai sót về tiền hàng và thuế GTGT thì hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng thuế suất thuế GTGT theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
* Sau khi lập hóa đơn thay thế xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.
* Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức lập hóa đơn thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu (tức là cũng phải áp dụng theo hình thức lập hóa đơn thay thế)
Ví dụ: Ngày 12/6/2024, Công ty Kế Toán Thiên Ưng lập hóa đơn số 00001000, ký hiệu 1C24TTU khi bán hàng hóa cho công ty Hoàng Anh (Hóa đơn gốc - Hóa đơn F0)
=> Đến ngày 15/06/2024, phát hiện hóa đơn số 00001000, ký hiệu 1C24TTU (Hóa đơn gốc F0) bị sai
=> Hai bên thỏa thuận thống nhất: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai
=> Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã lập hóa đơn thay thế số 00001005, ký hiệu 1C24TTU ngày 15/06/2024 (Hóa đơn thay thế lần 1 - Hóa đơn F1)
=> Đến ngày 03/07/2024, công ty Hoàng Anh tiếp tục phát hiện ra hóa đơn số 00001005, ký hiệu 1C24TTU ngày 15/06/2024 (Hóa đơn thay thế lần 1 - F1) bị sai
=> Do lần đầu đã xử lý hóa đơn viết sai F0 số 00001000 bằng hóa đơn thay thế nên các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu đó là dùng hóa đơn thay thế
=> Công ty Thiên Ưng sẽ lập hóa đơn mới thay thế (lập Hóa đơn thay thế lần 2 - F2) vào ngày 03/07/2024 để thay thế cho hóa đơn số 00001005, ký hiệu 1C24TTU ngày 115/06/2024 (F2 thay thế cho Hóa đơn thay thế lần 1)
=> Nếu sau đó nếu tiếp phát hiện ra hóa đơn thay thế F2 có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán (công ty Thiên Ưng) vẫn sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu là theo hình thức thay thế
Việc lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn viết sai là Hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh này là ĐỘC LẬP cho từng hóa đơn sai sót.
Ví dụ:
+ Hóa đơn gốc số 00001000 khi có sai sót đã lựa chọn hình thức xử lý là lập hóa đơn thay thế
+ Thì đến các hóa đơn gốc sau mà có sai sót thì lại được lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn viết sai là Hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh (Các hóa đơn gốc khác nhau thì được lựa chọn cách xử lý hóa đơn viết sai khác nhau)
3. Mẫu hóa đơn thay thế:
Tình huống ví dụ để lập hóa đơn thay thế:
* Ngày 25/05/2024, Công ty Kế Toán Thiên Ưng ký hợp đồng kinh tế số 03/2024/HĐKT-TU-MT về việc mua bán Điều Hòa cho công ty Cổ Phần Mạnh Thắng:
=> Trên hợp đồng thỏa thuận hàng bán như sau:
|
Tên hàng hoá dịch vụ |
ĐVT |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Tiền thuế
(VAT 10%) |
Tổng thanh toán |
|
Điều hòa Funiki 1 chiều Inverter 12000 BTU HIC12TMU
|
Bộ |
01 |
6.500.000 |
6.500.000 |
650.000 |
7.150.000 |
* Ngày 27/05/2024, Khi bàn giao điều hòa cho công ty Cổ Phần Mạnh Thắng thì Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã xuất hóa đơn số 00001055 như sau:
|
Tên hàng hoá dịch vụ |
ĐVT |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Tiền thuế
(VAT 10%) |
Tổng thanh toán |
|
Điều hòa Funiki 1 chiều 12000 BTU HSC12TMU
|
Bộ |
01 |
5.800.000 |
5.800.000 |
580.000 |
6.380.000 |
* Đến ngày 28/05/2024, công ty Cổ Phần Mạnh Thắng kiểm tra hóa đơn số 00001055 thì phát hiện ra hóa đơn số 00001055 ngày 27/05/2024 đã xuất sai tên hàng hóa dẫn đơn đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán đều không đúng với thỏa thuận trước đó của 2 bên tại hợp đồng kinh tế số 03/2024/HĐKT-TU-MT
=> Hai bên thống nhất xử lý hóa đơn sai sót số 00001055 bằng cách lập hóa đơn thay thế
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm: