Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn khi phát sinh hàng bán bị trả lại theo quy định về hóa đơn điện tử tại thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa được xác định là đã bán (Người bán đã giao hàng, đã xuất hóa đơn giao cho người mua) nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.
1. Hàng bán bị trả lại có phải lập hóa đơn không?
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Vậy là: Khi trả lại hàng sẽ phải lập hóa đơn
2. Khi trả lại hàng thì bên nào sẽ phải lập hóa đơn? bên bán lập hay bên mua lập?
Theo hướng dẫn tại 1 vài các công văn như:
+ Công văn 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế
+ Công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 của Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh
+ Công văn số 73896/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội
+ Công văn số 4511/TCT-CS ngày 11/10/2023 của Tổng cục Thuế
thì:
Trường hợp tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì thực hiện như sau:
=> Khi nhận lại hàng hóa, Bên bán sẽ thực hiện lập hóa đơn
(Theo Công văn số 73896/CTHN-TTHT ngày 16/10/2023 của Cục Thuế TP. Hà Nội thì khi trả lại hàng bên mua sẽ không phải lập hóa đơn)
Vậy là: hiện nay khi doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC và nghị định 123/2020/NĐ-CP thì Trường hợp người mua trả lại hàng sẽ không phân biệt người mua là tổ chức (tức là DN đó ah) hay cá nhân nữa => Mà cứ phát sinh hàng bán bị trả lại thì sẽ xử lý như sau:
Khi nhận lại hàng thì bên bán sẽ phải lập hóa đơn
3. Cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại
Khi nhận lại hàng, Bên bán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách lập hóa đơn là: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng cho số hàng bị trả lại hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập khi bán hàng trước đó
Cụ thể:
+ Hóa đơn điều chỉnh giảm: để điều chỉnh giảm số lượng hàng đã bán trên hóa đơn đã xuất trước đó xuống => Trả lại bao nhiêu thì điều chỉnh giảm số lượng hàng bán xuống bấy nhiêu
+ Hóa đơn điều thay thế: để thay thế hóa đơn trước đó đã ghi theo số lượng xuất ra => giờ bị trả lại rồi => Thực tế còn bán với số lượng bao nhiêu thì ghi số lượng đó lên hóa đơn thay thế này
(Nói chung về mặt tổng quan là các bạn sẽ xử lý hàng bán bị trả lại tương tự như trường hợp hóa đơn xuất sai số lượng => Trả lại hàng tức là giảm số lượng hàng đã bán xuống nên cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc dùng hóa đơn thay thế đều được)
+ Ngoài ra thì Người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại (Tức là 2 bên cần lập biên bản thỏa thuận trả lại hàng ghi rõ lý do và mặt hàng trả lại)
4. Mẫu biểu hồ sơ hàng bán bị trả lại
Tình huống:
+ Ngày 20/05/2024: Công Ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Cổ phần Hoàng Long
+/ Mặt hàng: Máy hút bụi Camry 30L BF-575
+/ Số lượng: 5 chiếc
=> Đã bàn giao ngày 20/05/2024 => Đã lập hóa đơn số 00002458, ký hiệu 1C24TTU
+ Đến ngày 21/05/2024: Bên mua phát hiện 2 chiếc máy hút bụi không đảm bảo chất lượng
=> Hai bên thống nhất: Trả lại 2 chiếc máy hút bụi không đảm bảo chất lượng này vào ngày 21/05/2024
4.1. Mẫu biên bản trả lại hàng
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG HÓA
(Số: 03/2024/TLH-TU)
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ
Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày 21 tháng 05 năm 2024 hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Mã số thuế : 0108892073
Địa chỉ: Số 16, Ngõ 247 Định Công Thượng, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, Tp. Hà Nội.
Đại diện: Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền Chức vụ: Giám đốc
Đơn vị mua hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG LONG
Mã số thuế : 0102256321
Địa chỉ: Số 15 đường Định Công, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, TP. Hà Nội.
Đại diện: Ông Hoàng Văn Long Chức vụ: Giám đốc
Sau khi đã kiểm tra lại về chất lượng của mặt hàng Máy hút bụi Camry 30L BF-575 đã bàn giao ngày 20/05/2024, theo hóa đơn số 00002458, ký hiệu 1C24TTU thì chúng tôi xác nhận rằng có 2 chiếc máy hút bụi bị lỗi kỹ thuật nên không đảm bảo chất lượng
Do đó, hai bên chúng tôi thống nhất như sau:
+ Bên mua sẽ trả lại 2 chiếc máy hút bụi không đảm bảo chất lượng này vào ngày 21/05/2024
+ Khi nhận lại hàng, bên bán sẽ xuất hóa đơn theo quy định khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; điểm b, khoản 2 điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC
+ Giá trị của hàng bán bị trả lại sẽ được cấn trừ vào công nợ phải thanh toán
Hai bên chịu trách nhiệm kê khai đúng theo quy định của pháp luật về quản lý & phát hành hóa đơn
Biên bản này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký điện tử/ ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký điện tử/ ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
|
|
4.2. Mẫu hóa đơn trả lại hàng:
* Trường hợp 1: Nếu bên bán lập hóa đơn điều chỉnh khi nhận lại hàng:
Mua 5 chiếc mà trả lại 2 chiếc -> Bên bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng là 2 chiếc máy bị trả lại
.png "Mẫu hóa đơn trả lại hàng")
* Trường hợp 2: Nếu bên bán lập hóa đơn thay thế khi nhận lại hàng:
Mua 5 chiếc mà trả lại 2 chiếc -> Thực tế chỉ bán được 3 chiếc máy hút bụi
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm:
---> Cách kê khai hàng bán trả lại
5. Một vài các lưu ý khi các bạn thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng:
+ Ngày trên hóa đơn trả lại hàng: Là ngày bên mua trả lại hàng
+ Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn trả lại hàng: Khi bán hàng mặt hàng đó chịu thuế suất bao nhiêu %, thì khi lập hóa đơn trả lại hàng cũng ghi đúng mức thuế suất đó
* Lưu ý về thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn hàng bán bị trả lại đối với các mặt hàng được giảm thuế GTGT:
Trường hợp hàng hóa đã mua bán vào thời điểm được giảm thuế GTGT với thuế suất 8% theo quy định => Nhưng sau đó, người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng vào thời điểm đã hết thời hạn được giảm thuế GTGT (8%) theo quy định thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập với thuế suất thuế GTGT 8%, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Nội dung này được hướng dẫn tại Công văn số 2121/TCT-CS ngày 29/5/2023 của Tổng cục Thuế, và công văn số 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/7/2023 của Cục Thuế TP. HCM về hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động trả hàng và chiết khấu thương mại
+ Mọi khoản phạt hợp đồng kinh tế phát sinh thêm khác thì lập chứng từ Thu – Chi riêng. Không được bù trừ hay cộng vào đơn giá của hàng trả lại trên hóa đơn
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm:
---> Cách hạch toán hàng bán trả lại
---------------------------------------------------------------------------------------
Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn xuất hóa đơn trả lại hàng thành công!
-------------------------------------------------------------------------------------------------