Thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội 2026 cho Doanh nghiệp: Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu; Hồ sơ điều chỉnh lương đóng BHXH; Hồ sơ cấp lại thẻ BHYT, sổ BHXH theo quy định mới nhất hiện nay.
Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động, người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải tham gia.
1. Đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc:
Thực hiện theo quy định tại điều 2 của Luật BHXH số: 41/2024/QH15 và được hướng dẫn bởi Khoản 1, 2, 3, 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025
Các đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc gồm có:
+ Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên;
(bao gồm cả những người lao động nêu trên mà làm việc không trọn thời gian nhưng có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất)
+ Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên: có hưởng tiền lương hoặc không hưởng tiền lương.
Các đối tượng không phải tham gia BHXH bắt buộc gồm có:
+ NLĐ ký HĐLĐ có thời hạn dưới 1 tháng
+ NLĐ ký các loại hợp đồng không phải là HĐLĐ như hợp đồng dịch vụ, khoán việc, thử việc...
+ Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng.
+ Lao động là người giúp việc gia đình;
+ NLĐ làm việc không trọn thời gian nhưng có tiền lương trong tháng thấp hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất
2. Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:
Ngày 29/4/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/5/2026, thay thế Quyết định số 595/QD-BHXH ngày 14/4/2017 ban hành Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế. Các Quyết định số 888/QĐ-BHXH ngày 16/7/2018, Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020, Quyết định số 1040/QĐ-BHXH ngày 18/8/2020, Quyết định số 811/QĐ-BHXH ngày 16/8/2021, Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023, Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 và các văn bản do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành trước ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành trái với Quyết định này đều hết hiệu lực.
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội từ ngày 01/05/2026 theo Quyết định 366/QĐ-BHXH gồm có:
|
Tên mẫu biểu |
Ký hiệu |
Thời gian lập |
Trách nhiện lập |
|
Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế |
TK1-TS |
Khi có phát sinh |
Người cùng tham gia BHXH, BHYT, BHTN; BHXH tự nguyện, BHTNLĐ theo hình thức tự nguyện |
|
Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế |
TK3-TS |
Khi có phát sinh |
Đơn vị/Cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT/Tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng |
|
Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp |
D02-LT |
Khi có phát sinh |
Đơn vị sử dụng lao động |
3. Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội là việc người sử dụng lao động, người lao động nộp hồ sơ kê khai thông tin về người lao động, người sử dụng lao động, tiền lương, thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, phương thức đóng và các nội dung khác có liên quan theo quy định của pháp luật để tham gia bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Theo quy định tại khoản 1 điều 28 của Luật BHXH số: 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 thì:
Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp 2026 như sau:
Theo điều 4 của Quyết định số: 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam Hướng dẫn kê khai, nộp hồ sơ đăng ký, đóng tiền; điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT thì:
Bước 1: Người lao động lập hồ sơ rồi nộp cho doanh nghiệp:
Người lao động tham gia bảo hiểm thực hiện Kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan (nếu có) => Rồi nộp cho Đơn vị sử dụng lao động (Nộp cho doanh nghiệp)
(Mẫu Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT mới nhất áp dụng từ ngày 01/05/2026 là Mẫu TK1-TS Ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam)
Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN; sử dụng thẻ BHYT bản điện tử để khám bệnh, chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh BHYT và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh BHYT.
Bước 2: Doanh nghiệp làm và nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm
Doanh nghiệp Kê khai hồ sơ gồm có:
+ Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS);
(Mẫu Tờ khai đơn vị đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT mới nhất áp dụng từ ngày 01/05/2026 là Mẫu TK1-TS Ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam)
+ Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (Mẫu D02-LT);
(Mẫu Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN mới nhất áp dụng từ ngày 01/05/2026 là Mẫu TK1-TS Ban hành kèm theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam)
=> Rồi nộp cho cơ quan BHXH kịp thời theo quy định.
Lưu ý: Trường hợp chậm đóng, trốn đóng BHYT cho người lao động phải hoàn trả toàn bộ chi phí khám bệnh, chữa bệnh trong phạm vi quyền lợi, mức hưởng BHYT mà người lao động đã chi trả trong thời gian chưa có thẻ BHYT do chậm đóng, trốn đóng BHYT theo quy định tại Điều 49 Luật BHYT
=> Sau đó Đóng tiền theo quy định tại Điều 33, Điều 34 Luật BHXH; Điều 13, Điều 15 Luật BHYT.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Nơi nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu tại Cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Ví dụ như công ty Kế Toán Thiên Ưng có địa chỉ là: Nhà lô B11, số 9A, ngõ 181 đường Xuân Thủy, Phường Cầu Giấy, TP Hà Nội
Thì sẽ nộp hồ sơ cho BẢO HIỂM XÃ HỘI CƠ SỞ CẦU GIẤY của BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Cách nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức sau:
a) Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH;
b) Thông qua dịch vụ bưu chính;
c) Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN (là Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH).
(Để có thể nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm qua cổng I-VAN thì doanh nghiệp sẽ mua phần mềm dịch vụ BHXH điện tử của các nhà cung cấp như: eBH, iBHXH của EFY, Bkav...)
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4. Nhận kết quả gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT (bản giấy hoặc bản điện tử) theo hình thức đăng ký;
------------------------------------------------------------------------------------------------------
4. Nộp tiền bảo hiểm:
Doanh nghiệp đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo phương thức đóng hằng tháng.
Trường hợp NLĐ hưởng tiền lương theo sản phẩm, theo khoán tại doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì đóng theo phương thức đóng hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
Thời hạn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định khoản 4 điều 34 của Luật BHXH số: 41/2024/QH15 là: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với phương thức đóng hằng tháng;
(Còn đối với phương thức đóng 03 tháng một lần hoặc 06 tháng một lần: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng)
Nơi nộp tiền BHXH: Doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm Cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc ở Cơ quan bảo hiểm nào thì doanh nghiệp sẽ nộp tiền bảo hiểm cho Cơ quan bảo hiểm đó
=> Sau khi đơn vị bạn làm thành công thủ tục tham gia BHXH bắt buộc thì Cơ quan bảo hiểm sẽ cung cấp cho công ty bạn mã đơn vị, số tài khoản ngân hàng để nộp tiền và hàng tháng sẽ gửi Mẫu C12-TS - THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÓNG BHXH, BHYT, BHTN qua mail cho doanh nghiệp bạn
-----------------------------------------------------------------
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem thêm bài viết:
Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN... tính lương, trích khấu hao TSCĐ....lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm ... thì có thể tham gia: Lớp học kế toán thực hành thực tế tại Kế toán Thiên Ưng
__________________________________________________
