Quy định về chi phí đào tạo nhân viên của Doanh nghiệp; Cách định khoản hạch toán chi phí đào tạo nhân viên; Nhân viên đi học có phải tính thuế TNCN đối với khoản học phí đó? Kế toán Thiên Ưng xin trích các quy định về khoản chi phí đó.
1. Chi phí đào tạo nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN:
Theo quy định tại điểm b3 khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 thì:
Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
...
b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:
...
b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;
Hồ sơ chi phí được thực hiện theo quy định tại khoản 3 điều 3 của Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 12/03/2026) như sau:
3. Hồ sơ của khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật quy định tại điểm b3 khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp gồm:
a) Hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động (bao gồm cả trường hợp hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp cho phép người lao động được thanh toán khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt);
b) Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp phê duyệt danh sách cử người lao động tham gia hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp;
c) Hồ sơ đăng ký học của người lao động (bản sao);
d) Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập của người lao động. Trường hợp không có văn bằng, chứng chỉ thì phải có giấy xác nhận của tổ chức giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động hoặc danh sách người lao động đã tham gia hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp.
Theo quy định tại điểm c, khoản 2, điều 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp thì:
Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi thực tế phát sinh khác đáp ứng đủ điều kiện tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, bao gồm:
c) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm: Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học; chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp; chi phí đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
Các hoạt động giáo dục, đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động quy định tại điểm này phải được quy định chi tiết tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính của doanh nghiệp;
==============
Ngoài ra thì theo điểm i, khoản 8 điều 10 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì DN cũng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với:
i1) Các khoản chi thêm cho lao động nữ, bao gồm: Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp, bao gồm học phí (nếu có) cộng với chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học); chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý; chi phí tổ chức khám sức khỏe thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên; chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con; phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành, kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ;
=============================
Theo Khoản 3 Điều 3 Chương II Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định
“Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động”
--------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------
2. Chi phí đào tạo nhân viên có tính thuế TNCN.
Theo khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
“đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:
……
đ.6) Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động.”
Theo Công văn 5249/TCT-TNCN ngày 15/11/2017 của Tổng cục thuế:
"Căn cứ hướng dẫn nêu trên và trình bày của Cục Thuế TP. Hà Nội trường hợp Công ty TNHH kiểm toán HSK Việt Nam (Công ty) có hỗ trợ tiền học phí cho các nhân viên của mình phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên theo kế hoạch của Công ty các chương trình Kế toán/Kiểm toán quốc tế ACCA và chủ động trả tiền trước từ tài khoản ngân hàng của cá nhân. Công ty sẽ hoàn trả tiền học phí bằng cách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, chứng từ chứng minh là các hóa đơn do tổ chức ACCA phát hành cho Công ty thì khoản hỗ trợ học phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên này. "
------------------------------------------------------------------
Như vậy:
- Chi phí đào tạo nhân viên không tính vào Thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên được cử đi học.
---------------------------------------------------------------------------------------
3. Cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên.
Theo chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC thì:
Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo,... phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 111, 112, 152, 153, 331,…
Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,...
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!
----------------------------------------------------------------------------------------------------