Quy định về chi phí trang phục cho nhân viên bằng tiền mặt, hiện vật khi tính thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo điểm 2.7, khoản 2, điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì:
Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.
Vậy là: Các xác định chi phí được trừ đối với khoản chi trang phục cho người lao động như sau:
Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng tiền (Doanh nghiệp chi trả tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho người lao động để NLĐ tự mua trang phục)
+ Sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khi mức chi không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm và có chứng từ chi (Nếu chi bằng tiền mặt thì phải có phiếu chi, nếu chi bằng tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản) thì phải có UNC/Giấy/Phiếu báo nợ của ngân hàng
+ Sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần chi vượt quá 5 triệu đồng/người/năm hoặc phần chi không có chứng từ chi
Ví dụ 1: Công ty Kế Toán Thiên Ưng thực hiện chi tiền trang phục cho nhân viên bộ phận quản lý bằng tiền mặt theo danh sách như sau:
|
Danh sách nhân viên được nhận tiền hỗ trợ trang phục trong năm 2025 |
Chi phí trang phục được trừ |
Chi phí trang phục không được trừ |
|
STT |
Họ và Tên |
Số tiền được nhận
(/năm) |
|
1 |
Nguyễn Thị Mai |
5.000.000 |
5.000.000 |
0 |
|
2 |
Tạ Thị Nhiên |
4.000.000 |
4.000.000 |
0 |
|
3 |
Đỗ Văn Dũng |
6.000.000 |
5.000.000 |
1.000.000 |
|
Tổng cộng |
15.000.000 |
14.000.000 |
1.000.000 |
Căn cứ vào danh sách này, Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã lập chứng từ là phiếu chi để chi trả tiền trang phục bằng tiền mặt cho người lao động
Vậy là: Trong tổng số tiền trang phục đã chi là 15.000.000đ
+ Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ được tính vào chi phí được trừ là 14.000.000đ
+ Còn 1.000.000đ sẽ không được tính vào chi phí được trừ vì mức chi cho Đô Văn Dũng đang cao hơn mức khống chế là 5 triệu đồng/người/năm
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp chi trang phục bằng hiện vật (Doanh nghiệp mua hoặc tự sản xuất trang phục rồi cấp phát trang phục cho người lao động)
+ Sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn, chứng từ (không bị khống chế mức chi, không phải xác định xem 1 người lao động nhận được bao nhiêu trang phục, không phải quy đổi ra thành bao nhiêu tiền)
+ Sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu không có hóa đơn, chứng từ
Ví dụ 2: Năm 2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng đặt may đồng phục cho nhân viên bán hàng
+ Số tiền: 20.000.000đ (chưa bao gồm thuế GTGT 8%)
+ Khi mua đồng phục có nhận được hóa đơn GTGT và đã thanh toán bằng chuyển khoản đúng quy định
=> Vì toàn bộ số tiền chi trang phục này đều có đầy đủ hóa đơn chứng từ và thanh toán đúng quy định nên Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ được tính tất số tiền 20.000.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Ví dụ 3: Năm 2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng mua đồng phục may sẵn về phát cho nhân viên bảo vệ
+ Số tiền: 1.500.000đ
+ Không có hóa đơn chứng từ
=> Vì khoản chi trang phục nàykhông hóa đơn chứng từ nên Công ty Kế Toán Thiên Ưng không được tính số tiền 1.500.000đ mua đồng phục này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Trường hợp 3: Doanh nghiệp chi trang phục bằng cả 2 hình thức: vừa chi tiền, vừa chi bằng hiện vật
Thì xác định lần lượt theo từng hình thức:
+ Đối với phần chi trang phục bằng tiền: Thì được tính vào chi phí được trừ theo mức tối đa là 5 triệu đồng/người/năm. Nếu chi cao hơn 5 triệu đồng/người/năm thì phần vượt cao hơn 5 triệu đồng/người/năm này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN
+ Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật thì nếu có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Còn nếu không có hóa đơn chứng từ thì sẽ bị loại phần chi trang phục không có hóa đơn chứng từ đó ra khỏi chi phí được trừ
Ví dụ 4: Công ty Kế Toán Thiên Ưng thực hiện chi tiền trang phục cho nhân viên bằng cả 2 hình thức theo danh sách như sau:
|
Danh sách nhân viên được nhận tiền hỗ trợ trang phục trong năm 2025 |
|
STT |
Họ và Tên |
Số bộ trang phục được cấp phát |
Số tiền được nhận
(/năm) |
|
1 |
Nguyễn Thị Mai |
3 bộ |
5.000.000 |
|
2 |
Tạ Thị Nhiên |
2 bộ |
4.000.000 |
|
3 |
Đỗ Văn Dũng |
2 bộ |
4.500.000 |
|
Tổng cộng |
7 bộ |
13.500.000 |
Trong đó:
+ Chi phí cho 1 bộ trang phục là: 1.000.000đ/bộ (có đầy đủ hóa đơn chứng từ thanh toán)
+ Số tiền chi bằng tiền mặt đã được lập phiếu chi
Xác định:
+ Đối với phần chi trang phục bằng tiền (13.500.000đ): Do mức chi không vượt cao hơn 5 triệu đồng/người/năm nên Công ty Thiên Ưng sẽ được tính tất số tiền này vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Còn đối với phần chi trang phục bằng hiện vật (7 bộ = 7.000.000đ): Do có đầy đầy đủ hóa đơn, chứng từ nên công ty Thiên Ưng cũng được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
=> Toàn bộ số tiền chi trang phục ( 13.500.000đ + 7.000.000đ = 20.500.000đ): đều được tính vào chi phí được trừ
Hạch toán chi phí trang phục cho nhân viên:
Cũng tương tự như chi phí tiền lương: Người lao động làm việc ở bộ phận nào thì hạch toán vào tài khoản chi phí của bộ phận đó
Ví dụ: Người lao động làm việc ở bộ phận quản lý thì khi chi trang phục cho NLĐ làm việc ở bộ phận quản lý thì sẽ hạch toán vào chi phí của bộ phận quản lý
+ Hạch toán khoản chi trang phục theo ví dụ 1 bên trên:
Căn cứ vào Danh sách NLĐ đang làm việc tại bộ phận quản lý và phiếu chi để hạch toán:
Nợ TK 642: 15.000.000 (TT 133 hạch toán vào TK 6422)
Có TK 111: 15.000.000
Lưu ý: Trong tổng số tiền chi 15.000.000đ này có 1.000.000đ là chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN thì đó quy định của Thuế TNDN: khi tính thuế, Quyết toán thuế TNDN thì loại ra (đưa vào chỉ tiêu B4 - chi phí không được trừ trên tờ khai QTT TNDN mẫu 03/TNDN)
Còn khi hạch toán kế toán thì thực hiện theo quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán (không phân biệt chi phí đó được trừ hay không được trừ, cứ hạch toán theo đúng nguyên tắc kế toán)
+ Hạch toán khoản chi trang phục theo ví dụ 2 bên trên:
Căn cứ vào Danh sách NLĐ được cấp phát trang phục đang làm việc tại bộ phận bán hàng và hóa đơn GTGT đầu vào, chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản để hạch toán
Nợ TK 641: 20.000.000 (TT 133 hạch toán vào TK 6421)
Nợ TK 133: 1.600.000
Có 112: 21.600.000
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm bài viết: