Chi phí khấu hao tài sản cố định là chi phí phân bổ nguyên giá của TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong thời gian trích khấu hao của tài sản cố định.
Ví dụ: TSCĐ là ô tô tải có giá trị (nguyên giá) là 360.000.000đ
Doanh nghiệp trích khấu hao trong 10 năm (tức là phân bổ/phân chia giá trị (nguyên giá) của ô tô tải đó vào 10 năm):
=> Mức trích khấu hao TSCĐ vào 1 năm = 360.000.000 / 10 năm = 36 triệu/năm => Đây chính là mức chi phí khấu hao TSCĐ được phân chia cho mỗi năm
(Muốn xác định được chi phí khấu hao TSCĐ thì DN phải lập bảng trích khấu hao để tính ra được số chi phí khấu hao theo phương pháp khấu hao TSCĐ mà doanh nghiệp áp dụng)
Trong bài viết này, Kế Toán Thiên Ưng sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu về chi phí khấu hao TSCĐ được trừ và không được trừ thuế TNDN
1. Chi phí khấu hao TSCĐ được trừ khi tính thuế TNDN
+ TSCĐ đó liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. TSCĐ đó được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. 
+ Có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
+ Nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ví dụ như chuyển khoản...)
2. Chi phí khấu hao TSCĐ không được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại Điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC và Khoản 1 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) thì:
Chi khấu hao tài sản cố định sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
2.1. Chi khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
Ví dụ: Công ty Kế Toán Thiên Ưng có TSCĐ là 1 chiếc xe máy (Đây là TSCĐ được tặng khi công ty Thiên Ưng mua ô tô) => Vì chiếc xe máy này không sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh của công ty Thiên Ưng nên chi phí trích khấu hao TSCĐ là xe máy này sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
(Giả định chiếc xe máy này mà dùng để ship hàng, đưa đón cán bộ nhân viên => Tức là có sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ => thì chi phí khấu hao của xe máy lại được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN)
Lưu ý:
Riêng tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện là tài sản cố định lắp đặt trong các công trình nêu trên; bể chứa nước sạch, nhà để xe; xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động; chi phí xây dựng cơ sở vật chất, chi phí mua sắm máy, thiết bị là tài sản cố định dùng để tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
2.2. Chi khấu hao đối với tài sản cố định không có giấy tờ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ tài sản cố định thuê mua tài chính).
Ví dụ: TSCĐ là ô tô nhưng ô tô này lại đăng ký theo tên của giám đốc => Thuộc quyền sở hữu của giám đốc chứ không phải là của doanh nghiệp => Nếu trích hao TSCĐ là ô tô này thì chi phí khấu hao sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
2.3. Chi khấu hao đối với tài sản cố định không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quản lý tài sản cố định và hạch toán kế toán hiện hành.
Theo điều 5 của thông tư 45/2013/TT-BTC thì Nguyên tắc quản lý tài sản cố định như sau:
1. Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
2. Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán:
Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá của tài sản cố định - Số hao mòn luỹ kế của TSCĐ
3. Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định tại Thông tư này.
4. Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thông thường.
2.4. Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Ví dụ 1: Ngày 01/07/2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng có mua TSCĐ là 1 máy phát điện với nguyên giá là 80.000.000đ, ghi tăng và đưa vào sử dụng từ ngày 01/07/2025.
Theo quy định tại phụ lục I của thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về khung thời gian trích khấu hao của các loại TSCĐ thì TSCĐ là máy phát điện có thời gian khấu hao từ 7 - 20 năm => Công ty Kế Toán Thiên Ưng lựa chọn thời gian trích khấu hao là 10 năm
=> Mức trích khấu hao của 1 năm = 80.000.000 / 10 năm = 8.000.000/năm
Xác định mức chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ của năm 2025
Vì TSCĐ là máy phát điện này được ghi tăng và đưa vào sử dụng từ ngày 01/07/2025 => Sẽ bắt đầu trích khâu hao từ ngày 01/07/2025 => Chi phí khấu hao phát sinh trong năm 2025 là 1/2 năm = 1/2 x 8 triệu = 4.000.000đ
Nếu Công ty Kế Toán Thiên Ưng hạch toán tất 8 triệu chi phí khấu hao của 1 năm vào năm đầu 2025 thì sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ là 4 triệu (loại phần vượt mức quy định)
Ví dụ 2: Công ty Kế Toán Thiên Ưng có mua TSCĐ là 1 ô tô với nguyên giá là 600.000.000đ, ghi tăng TSCĐ và đưa vào sử dụng từ ngày 01/01/2025.
Theo quy định tại phụ lục I của thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về khung thời gian trích khấu hao của các loại TSCĐ thì TSCĐ là máy phát điện có thời gian khấu hao từ 6 - 10 năm => Nhưng Công ty Kế Toán Thiên Ưng lại thực hiện trích khấu hao trong thời gian là 5 năm => Mức trích khấu hao của 1 năm = 600.000.000 / 5 năm = 120.000.000/năm
Nhưng mức trích khấu hao theo quy định cao nhất có thể thực hiện là theo 6 năm = 600.000.000 / 6 năm = 100.000.000/năm
=> Phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành = 120.000.000 - 100.000.000 = 20.000.000/năm sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Lưu ý:
Doanh nghiệp thực hiện thông báo phương pháp trích khấu hao tài sản cố định mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng với cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện trích khấu hao (ví dụ: thông báo lựa chọn thực hiện phương pháp khấu hao đường thẳng...). Hàng năm doanh nghiệp trích khấu hao tài sản cố định theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định kể cả trường hợp khấu hao nhanh (nếu đáp ứng điều kiện).
Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao được trích khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ đối với một số tài sản cố định theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Khi thực hiện trích khấu hao nhanh, doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi.
Tài sản cố định góp vốn, tài sản cố định điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình có đánh giá lại theo quy định thì doanh nghiệp nhận tài sản cố định này được tính khấu hao vào chi phí được trừ theo nguyên giá đánh giá lại. Đối với loại tài sản khác không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định có góp vốn, điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình và tài sản này có đánh giá lại theo quy định thì doanh nghiệp nhận tài sản này được tính vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí được trừ theo giá đánh giá lại.
Đối với tài sản cố định tự làm nguyên giá tài sản cố định được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ là tổng các chi phí sản xuất để hình thành nên tài sản đó.
Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, ... không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.
2.5. Khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị.
Ví dụ: Công ty Kế Toán Thiên Ưng có mua TSCĐ là 1 ô tô với nguyên giá là 1.200.000.000đ, ghi tăng TSCĐ và đưa vào sử dụng từ ngày 01/01/2025.
Theo quy định tại phụ lục I của thông tư 45/2013/TT-BTC quy định về khung thời gian trích khấu hao của các loại TSCĐ thì TSCĐ là máy phát điện có thời gian khấu hao từ 6 - 10 năm => Công ty Kế Toán Thiên Ưng thực hiện trích khấu hao trong thời gian là 6 năm (Từ năm 2025 đến hết năm 2030) => Mức trích khấu hao của 1 năm = 1.200.000.000 / 6 năm = 200.000.000/năm
=> Đến hết năm 2030, Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã trích khấu hao hết nguyên giá của TSCĐ là ô tô này vào chi phí
(Toàn bộ giá trị của xe là 1.200.000.000đ đã được tính hết vào chi phí)
=> Sang năm 2031, vì xe vẫn còn sử dụng nên Công ty Kế Toán Thiên Ưng vẫn trích khấu hao thì chi phí khấu hao trích vào năm 2031 khi TSCĐ là xe ô tô này (đã khấu hao hết giá trị vào năm 2030) sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ của năm 2031
2.6. Một số trường hợp cụ thể được xác định như sau:
- Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.
Ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn là các ô tô được đăng ký tên doanh nghiệp mà doanh nghiệp này trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có đăng ký một trong các ngành nghề: vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn và được cấp phép kinh doanh theo quy định tại các văn bản pháp luật về kinh doanh vận tải, hành khách, du lịch, khách sạn.
Tàu bay dân dụng và du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, khách du lịch là tàu bay dân dụng, du thuyền của các doanh nghiệp đăng ký và hạch toán trích khấu hao tài sản cố định nhưng trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp không đăng ký ngành nghề vận tải hàng hóa, vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.
Trường hợp doanh nghiệp có chuyển nhượng, thanh lý xe ô tô chở người từ 9 cho ngồi trở xuống thì giá trị còn lại của xe được xác định bằng nguyên giá thực mua tài sản cố định trừ (-) số khấu hao lũy kế của tài sản cố định theo chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định tính đến thời điểm chuyển nhượng, thanh lý xe.
Ví dụ: Công ty Kế Toán Thiên Ưng có mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi có nguyên giá là 6 tỷ đồng, công ty trích khấu hao 1 năm sau đó thực hiện thanh lý. Số khấu hao theo chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định là 1 tỷ đồng (thời gian trích khấu hao là 6 năm theo văn bản về khấu hao tài sản cố định). Số trích khấu hao theo chính sách thuế được tính vào chi phí được trừ là 1,6 tỷ đồng/6 năm = 267 triệu đồng. Công ty Kế Toán Thiên Ưng thanh lý bán xe là 5 tỷ đồng.
Thu nhập từ thanh lý xe: 5 tỷ đồng - (6 tỷ đồng - 1 tỷ đồng) = 0 đồng
- Khấu hao đối với công trình trên đất vừa sử dụng cho sản xuất kinh doanh vừa sử dụng cho mục đích khác thì không được tính khấu hao vào chi phí được trừ đối với giá trị công trình trên đất tương ứng phần diện tích không sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo đúng mức trích khấu hao và thời gian sử dụng tài sản cố định quy định hiện hành của Bộ Tài chính đối với các công trình này nếu đáp ứng các điều kiện như sau:
+ Có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp (trong trường hợp đất thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp) hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân có đất và đại diện doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hợp đồng (trong trường hợp đất đi thuê hoặc đi mượn).
+ Hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
+ Công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định.
- Trường hợp tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang dùng cho sản xuất kinh doanh nhưng phải tạm thời dừng do sản xuất theo mùa vụ với thời gian dưới 09 tháng; tạm thời dừng để sửa chữa, để di dời di chuyển địa điểm, để bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ, với thời gian dưới 12 tháng, sau đó tài sản cố định tiếp tục đưa vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong khoảng thời gian tạm dừng đó, doanh nghiệp được trích khấu hao và khoản chi phí khấu hao tài sản cố định trong thời gian tạm dừng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Doanh nghiệp phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ, lý do của việc tạm dừng tài sản cố định khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Quyền sử dụng đất lâu dài không được trích khấu hao và phân bổ vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế; Quyền sử dụng đất có thời hạn nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và thực hiện đúng các thủ tục theo quy định của pháp luật, có tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì được phân bổ dần vào chi phí được trừ theo thời hạn được phép sử dụng đất ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bao gồm cả trường hợp dừng hoạt động để sửa chữa, đầu tư xây dựng mới).
Trường hợp doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất lâu dài thì giá trị quyền sử dụng đất phải xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình; Tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc thì nguyên giá là giá mua thực tế phải trả cộng (+) các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định hữu hình vào sử dụng. Giá trị quyền sử dụng đất được xác định theo giá ghi trên hợp đồng mua bất động sản (tài sản) phù hợp với giá thị trường nhưng không được thấp hơn giá đất tại bảng giá đất do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định tại thời điểm mua tài sản. Trường hợp doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất lâu dài không tách riêng được giá trị quyền sử dụng đất thì giá trị quyền sử dụng được xác định theo giá do Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quy định tại thời điểm mua tài sản.
Trường hợp doanh nghiệp có chuyển nhượng một Phần vốn hoặc chuyển nhượng toàn bộ doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật, nếu có chuyển giao tài sản thì doanh nghiệp nhận chuyển nhượng chỉ được trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí được trừ đối với các tài sản chuyển giao đủ Điều kiện trích khấu hao theo giá trị còn lại trên sổ sách kế toán tại doanh nghiệp chuyển nhượng.8