Hướng dẫn cách kê khai thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tiền công theo quy định mới nhất năm 2026
1. Đối tượng phải làm tờ khai thuế TNCN:
Thực hiện theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP ban hành và có hiệu lực từ ngày 30/10/2022 như sau:
+ Doanh nghiệp không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không phải làm tờ khai
+ Doanh nghiệp có phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải làm tờ khai để kê khai và nộp số tiền thuế TNCN đã khấu trừ đó về NSNN
Cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp không có lao động, không phát sinh trả lương thì không phải làm tờ khai thuế TNCN.
- Nếu có phát sinh trả lương thì xem có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN hay không để xác định:
+ Đối với các doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng thì:
+/ Tháng nào không phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN thì tháng đó không làm tờ khai thuế TNCN.
+/ Tháng nào có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN thì tháng đó phải làm tờ khai thuế TNCN.
+ Đối với các doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý thì:
+/ Qúy nào không phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN thì quý đó phải làm tờ khai thuế TNCN.
+/ Qúy nào có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN thì quý đó không phải làm tờ khai thuế TNCN.
(Phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN thì phải làm tờ khai để nộp số thuế TNCN đã khấu trừ đó về NSNN)
Ví dụ: Năm 2026, Công ty Thiên Ưng thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo quý:
+ Tháng 1/2026 và tháng 2/2026: Công ty Thiên Ưng không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của NLĐ nên không phải làm tờ khai
+ Tháng 3/2026: Công ty Thiên Ưng có phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của NLĐ => Đây là tháng đầu tiên trong năm 2026 có phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ => Đây là thời điểm để xác định và lựa chọn kỳ kê khai thuế TNCN cho năm 2026 là theo tháng hay theo quý
=> Vì công ty Thiên Ưng đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý nên công ty Thiên Ưng được quyền lựa chọn kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý
=> Công ty Thiên Ưng đã quyết định lựa chọn kê khai thuế TNCN năm 2026 theo quý
=> Số thuế TNCN đã khấu trừ của tháng 3/2026 sẽ kê khai vào kỳ quý 1/2026
=> Qúy 1/2026: Vì trong quý 1/2026 công ty Thiên Ưng có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN nên phải làm tờ khai thuế TNCN cho quý 1/2026 để nộp số thuế TNCN đã khấu trừ đó về NSNN
(Số liệu kê khai cho quý 1 = Tháng 1 + tháng 2 + tháng 3)
- Qúy 2/2026: Công ty Thiên Ưng không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ của NLĐ nên không phải làm tờ khai thuế TNCN.
-----------------------------------------------------------------
2. Cách xác định kê khai thuế TNCN theo Quý hay theo Tháng:
Căn cứ theo quy định tại Điều 8, điều 9 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi Khoản 2 Điều 1 Nghị định 373/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 14/02/2026 thì:
- Kê khai thuế TNCN theo tháng: Dành cho những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề 50 tỷ đồng
- Kê khai thuế TNCN theo quý: Dành cho những doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý, gồm có:
+ Những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống
(Trong đó: Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch)
+ Những doanh nghiệp mới thành lập (mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh)
Chi tiết các bạn xem thêm tại đây nhé: Cách xác định kỳ kê khai thuế TNCN theo tháng hay quý 2026
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
2. Xác định số thuế TNCN khai theo quý như thế nào?
- Trường hợp DN kê khai thuế TNCN theo tháng thì đơn giản rồi: Trong tháng đó phát sinh như nào thì các bạn kê khai như vậy thôi.
Ví dụ: Tháng 1 Cty trả lương cho 5 nhân viên -> Thì các bạn tính thuế, rồi kê khai cho toàn bộ 5 nhân viên đó vào kỳ kê khai thuế tháng 1.
- Trường hợp doanh nghiệp khai thuế TNCN hàng quý và toàn bộ người lao động đều thuộc diện khấu trừ thuế theo biểu lũy tiến thì số thuế TNCN của quý được xác định bằng tổng số thuế TNCN đã khấu trừ theo biểu lũy tiến của từng tháng cộng lại.
Ví dụ: Công ty kế toán Thiên Ưng kê khai thuế GTGT theo Qúy => Nên được lựa chọn Kê khai thuế TNCN cũng theo Qúy, có phát sinh như sau:
- Tháng 1 có 5 nhân viên phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp là: 1.000.000.
- Tháng 2 có 4 nhân viên phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp là: 800.000
- Tháng 3 có 6 nhân viên phải nộp thuế TNCN, số tiền phải nộp là: 1.500.000
=> Số tiền thuế TNCN phải nộp Qúy 1 là: 1tr + 800k + 1,5tr = 3.300.000.
Cụ thể: Khi kê khai hàng Qúy: Các bạn phải cộng Tổng số tiền thuế TNCN của từng tháng lại để kê khai theo quý (Không được chia bình quân ra các tháng để tính).
-----------------------------------------------------------------------------------------------
3. Hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân theo Quý và Tháng: 
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN. (Dù theo tháng hay theo quý đều dùng mẫu này nhé) ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Chi tiết về cách lập Tờ khai thuế TNCN trên HTKK, cách nộp qua mạng trên trang Dichvucong.gdt.gov.vn thì các bạn xem tại đây nhé:
------------------------------------------------------------------------
4. Thời hạn nộp Tờ khai thuế TNCN tháng/quý:
Căn cứ theo Điều 44 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế:
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
Như vậy:
- Thời hạn nộp Tờ khai thuế TNCN theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng kê khai thuế TNCN theo tháng: -> Hạn nộp Tờ khai tháng 4/2026 chậm nhất là ngày 20/05/2026.
- Thời hạn nộp Tờ khai thuế TNCN theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo.
Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng kê khai thuế TNCN theo Qúy: -> Hạn nộp Tờ khai quý 1/2026 chậm nhất là ngày 30/4/2026 => Nhưng do ngày 30/04 là ngày nghỉ lễ nên hạn nộp được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo là 04/05/2026
-----------------------------------------------------------------------
5. Thời hạn nộp Tiền thuế TNCN tháng/quý:
Căn cứ theo Điều 55 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về Thời hạn nộp thuế:
1. Trường hợp người nộp thuế tính thuế, thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.
Như vậy:
- Thời hạn nộp tiền thuế cũng là thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN nếu có phát sinh số tiền thuế TNCN phải nộp.
Ví dụ: Kế toán Thiên Ưng kê khai thuế TNCN theo Qúy: -> Hạn nộp Tờ khai quý 1/2026 chậm nhất là ngày 04/05/2026 -> Đây là cũng là hạn nộp tiền thuế quý 1/2026.
----------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------
Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công.
Nếu bạn muốn học cách kê khai thuế tháng/quý, xác định chi phí được trừ - không được trừ, Quyết toán thuế cuối năm ... Có thể tham gia: Khóa học kế toán thuế thực tế chuyên sâu.
---------------------------------------------------------------------