Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý và quyết toán theo năm dương lịch
Trong bài viết này, Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách xác định kỳ kê khai thuế TNCN: Doanh nghiệp nào sẽ kê khai theo tháng và doanh nghiệp nào sẽ phải kê khai theo quý
1. Đối tượng phải kê khai thuế TNCN: 
Theo khoản 2, điều 1 của Nghị định 91/2022/NĐ-CP bổ sung điểm e vào khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định về về các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế
Thì có thêm trường hợp không phải nộp hồ sơ là:
“e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.”
Vậy là, đối tượng phải kê khai thuế TNCN như sau:
+ Kỳ nào (tháng nào/quý nào) Doanh nghiệp không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không phải làm tờ khai thuế TNCN kỳ đó (tháng đó/quý đó)
+ Còn kỳ nào (tháng nào/quý nào) Doanh nghiệp có phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải làm tờ khai thuế TNCN (Kê khai để nộp số tiền thuế TNCN đã khấu trừ đó về NSNN)
2. Quy định về kỳ kê khai thuế TNCN:
Thực hiện theo quy định tại điều 8, điều 9 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 8. Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế
1. Các loại thuế, khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước do cơ quan quản lý thuế quản lý thu thuộc loại khai theo tháng, bao gồm:
a) Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp người nộp thuế đáp ứng các tiêu chí theo quy định tại Điều 9 Nghị định này thì được lựa chọn khai theo quý.
Điều 9. Tiêu chí khai thuế theo quý đối với thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân
1. Tiêu chí khai thuế theo quý
a) Khai thuế giá trị gia tăng theo quý áp dụng đối với:
a.1) Người nộp thuế thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng theo tháng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định này nếu có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống thì được khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế giá trị gia tăng của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.
Trường hợp người nộp thuế thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính cho đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh thì doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm cả doanh thu của đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.
a.2) Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh thì được lựa chọn khai thuế giá trị gia tăng theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch liền kề tiếp theo năm đã đủ 12 tháng sẽ căn cứ theo mức doanh thu của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ tính thuế tháng hoặc quý.
b) Khai thuế thu nhập cá nhân theo quý như sau:
b.1) Người nộp thuế thuộc diện khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định này nếu đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý thì được lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý.
b.2) Việc khai thuế theo quý được xác định một lần kể từ quý đầu tiên phát sinh nghĩa vụ khai thuế và được áp dụng ổn định trong cả năm dương lịch.
2. Người nộp thuế có trách nhiệm tự xác định thuộc đối tượng khai thuế theo quý để thực hiện khai thuế theo quy định.
a) Người nộp thuế đáp ứng tiêu chí khai thuế theo quý được lựa chọn khai thuế theo tháng hoặc quý ổn định trọn năm dương lịch.
b) Trường hợp người nộp thuế đang thực hiện khai thuế theo tháng nếu đủ điều kiện khai thuế theo quý và lựa chọn chuyển sang khai thuế theo quý thì gửi văn bản đề nghị quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đề nghị thay đổi kỳ tính thuế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 31 tháng 01 của năm bắt đầu khai thuế theo quý, Nếu sau thời hạn này người nộp thuế không gửi văn bản đến cơ quan thuế thì người nộp thuế tiếp tục thực hiện khai thuế theo tháng ổn định trọn năm dương lịch.
c) Trường hợp người nộp thuế tự phát hiện không đủ điều kiện khai thuế theo quý thì người nộp thuế phải thực hiện khai thuế theo tháng kể từ tháng đầu của quý tiếp theo. Người nộp thuế không phải nộp lại hồ sơ khai thuế theo tháng của các quý trước đó nhưng phải nộp Bản xác định số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số đã kê khai theo quý quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và phải tính tiền chậm nộp theo quy định.
d) Trường hợp cơ quan thuế phát hiện người nộp thuế không đủ điều kiện khai thuế theo quý thì cơ quan thuế phải xác định lại số tiền thuế phải nộp theo tháng tăng thêm so với số người nộp thuế đã kê khai và phải tính tiền chậm nộp theo quy định. Người nộp thuế phải thực hiện khai thuế theo tháng kể từ thời điểm nhận được văn bản của cơ quan thuế.
Kết luận:
+ Đối tượng kê khai thuế TNCN theo quý: Dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý và lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo quý
Cụ thể là:
+/ Những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống
+/ Hoặc là những mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh (Doanh nghiệp mới thành lập)
+ Đối tượng kê khai thuế TNCN theo tháng:
+/ Dành cho doanh nghiệp không đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý nên phải thực hiện khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng (Đó là những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng)
+/ Dành cho doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý nhưng lựa chọn khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem thêm:
Lưu ý:
+ Những doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai thuế theo quý được lựa chọn khai thuế TNCN theo tháng hoặc kê khai thuế TNCN theo quý.
+ Còn những doanh nghiệp mà không đủ điều kiện kê khai thuế theo quý thì bắt buộc phải thực hiện khai thuế TNCN theo tháng (mà không được lựa chọn)
Cách xác định tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề:
Doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xác định là tổng doanh thu trên các tờ khai thuế giá trị gia tăng của các kỳ tính thuế trong năm dương lịch.
+ Nếu công ty bạn kê khai thuế GTGT theo tháng: Cộng tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của 12 tháng năm trước liền kề
Ví dụ: Muốn xác định kỳ kê khai cho năm 2025 thì cộng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của 12 tháng năm 2024
+ Nếu công ty bạn kê khai thuế GTGT theo quý: Cộng tổng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của 4 quý năm trước liền kề
Ví dụ: Muốn xác định kỳ kê khai cho năm 2026 thì cộng doanh thu trên các tờ khai thuế GTGT của 4 quý năm 2025
- Nguyên tắc xác định kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý:
+ Việc thực hiện kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý phải ổn định trọn năm dương lịch => Mỗi năm phải xác định kỳ kê khai thuế TNCN 1 lần
+ Thời điểm xác định kỳ kê khai thuế TNCN: xác định tại tháng đầu tiên phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN của người lao động
Ví dụ: Năm 2024 công ty Kế Toán Thiên Ưng có tổng doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ là 10 tỷ
=> Năm 2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý
+ Tháng 1/2025: Không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ nên không phải làm tờ khai
=> Chưa cần xác định kỳ kê khai
+ Tháng 2/2025: Có phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN của người lao động
=> Đây là tháng đầu tiên trong năm 2025 phát sinh việc khấu trừ thuế TNCN của người lao động
=> Đây là thời điểm để xác định và lựa chọn kỳ kê khai thuế TNCN cho năm 2025 là theo tháng hay theo quý
=> Vì năm 2025, công ty Kế Toán Thiên Ưng đủ điều kiện kê khai thuế GTGT theo quý nên được lựa chọn kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý
=> Công ty Thiên Ưng đã quyết định lựa chọn kê khai thuế TNCN năm 2025 theo quý và phải thực hiện ổn định trong năm dương lịch 2025 (quý 1 đã kê khai theo quý thì sau đó cũng phải kê khai theo quý => năm 2025 không phải và không được xác định lại kỳ kê khai thuế TNCN nữa) => Sang năm 2026 thì mới xác định lại theo doanh thu của năm 2025
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn xem thêm:
3. Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN:
Theo khoản 1 Điều 44 của Luật Quản lý thuế số: 38/2019/QH14 thì:
Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
Lưu ý: Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó
(Theo quy định tại Điều 86 của thông tư 80/2021/TT-BTC)
Ví dụ 1: Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN của kỳ tháng 1/2025: chậm nhất là ngày 20/02/2025
Ví dụ 2: Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN của kỳ Qúy 1/2025: chậm nhất là ngày 30/04/2025
Nhưng do ngày 30/04 là ngày nghỉ nên được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo
Mà kỳ nghỉ lễ 30/4, 01/05 của năm 2025 được nghỉ 5 ngày liên tục: từ ngày 30/04/2025 đến ngày 04/05/2025
=> Ngày làm việc tiếp theo là ngày 05/05/2025
=> Nên hạn nộp tờ khai thuế TNCN của quý 1/2025 được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo là ngày 05/05/2025
Nộp chậm tờ khai thuế TNCN sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại nghị định 125/2020/NĐ-CP