Hướng dẫn cách làm tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng hoặc theo quý bằng mẫu 05/KK-TNCN được ban hành kèm theo thông tư 80/2021/TT-BTC trên phần mềm HTKK
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK 
Mở phần mềm HTKK => Đăng nhập Mã số thuế của doanh nghiệp muốn kê khai vào phần mềm => Nhập/Lựa chọn xong MST thì ấn “Đồng ý”
Bước 2: Lựa chọn tờ khai
(1) Vào mục "Thuế Thu Nhập Cá Nhân"
(2) Bấm chọn "05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021)
(Đây là tờ khai thuế TNCN: Áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công)
(Dù công ty bạn có kê khai thuế TNCN theo tháng hay theo quý thì cũng dùng chung mẫu này)
Bước 3: Chọn kỳ tính thuế:
Sau khi các bạn bấm vào dòng "05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021) thì phần mềm HTKK sẽ hiện thị ra bảng chọn kỳ tính thuế như sau:
.png "Chọn kỳ kê khai thuế TNCN")
Tại đây các bạn lần lượt lựa chọn các thông tin như sau:
(1) Chọn kỳ kê khai: theo tháng hoặc theo quý
Thuế TNCN là loại thuế kê khai theo tháng hoặc theo quý và quyết toán theo năm
+ Đối với những doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế TNCN theo tháng thì tích chọn vào ô "Tờ khai tháng" rồi chọn tháng/năm cần kê khai
+ Còn đối với những doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế TNCN theo quý thì tích chọn vào ô "Tờ khai quý" rồi chọn quý/năm cần kê khai
Cách xác định kỳ kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý thực hiện theo quy định tại điều 8 và điều 9 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:
+ Kê khai thuế TNCN theo tháng: Dành cho những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng (tức là những doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo tháng thì cũng kê khai thuế TNCN theo tháng)
+ Kê khai thuế TNCN theo quý: Dành cho những doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng theo quý, gồm có:
+/ Những doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống
+/ Những doanh nghiệp mới thành lập (mới bắt đầu hoạt động, kinh doanh)
- Lưu ý:
+ Những doanh nghiệp đủ điều kiện kê khai thuế TNCN theo quý thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý ổn định trọn năm dương lịch.
+ Theo Nghị định 91/2022/NĐ-CP ban hành và có hiệu lực từ ngày 30/10/2022 thì: Những doanh nghiệp không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì không phải làm tờ khai. Còn những doanh nghiệp có phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì phải làm tờ khai để kê khai, nộp số tiền thuế TNCN đã khấu trừ đó về NSNN
(2) Lựa chọn trạng thái tờ khai là "Tờ khai lần đầu hay "Tờ khai bổ sung':
Cách lựa chọn như sau:
+ Tích chọn vào ô “Tờ khai lần đầu”: Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN cho kỳ tính thuế này
+ Tích chọn vào ô “Tờ khai bổ sung” trong trường hợp: Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai lần đầu và đã nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế đối với Tờ khai thuế “Lần đầu”
=> Sau đó, doanh nghiệp phát hiện ra hồ sơ khai thuế lần đầu đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót
=> Doanh nghiệp tiến hành làm tờ khai điều chỉnh bổ sung cho tờ khai thuế có sai sót đó thì sẽ thực hiện chọn trạng thái tờ khai là “Tờ khai bổ sung” để kê khai điều chỉnh bổ sung cho sai đó
(3) Chọn phụ lục kê khai (Nếu có phát sinh):
Phụ lục số 05-1/PBT-KK-TNCN là phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng
Đối tượng áp dụng:
+ Doanh nghiệp có thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả tại trụ sở chính cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác.
Trường hợp Công ty có đơn vị phụ thuộc (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện), địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính MÀ tiền lương tiền công của người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh đó là do Công ty (Trụ sở chính) chi trả thì Công ty (Trụ sở chính) có trách nhiệm thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định => Và khi đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh này thì phải kê khai phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN để xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu và nộp số thuế TNCN đã khấu trừ đó vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC.
+ Công ty xổ số điện toán thực hiện khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng của cá nhân trúng thưởng xổ số điện toán phân bổ thuế TNCN hàng tháng/quý thực hiện kê khai phần II Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN.
Vậy là:
+ Nếu doanh nghiệp bạn thuộc đối tượng phải kê khai Phụ lục số 05-1/PBT-KK-TNCN thì các bạn tích chọn vào dòng phụ lục "05-1/PBT-KK-TNCN"
+ Còn nếu doanh nghiệp bạn không thuộc đối tượng phải kê khai Phụ lục số 05-1/PBT-KK-TNCN thì các bạn không tích chọn vào dòng phụ lục "05-1/PBT-KK-TNCN"
(4) Bấm vào "Đồng ý" để vào giao diện của tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN theo thông tư 80/2021/TT-BTC
Bước 4: Làm tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN
Căn cứ để làm tờ khai thuế TNCN:
+ Nếu doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo tháng: Căn cứ vào "Bảng tính thuế TNCN theo tháng" của tháng cần kê khai để lấy thông tin đưa vào tờ khai thuế TNCN của tháng đó
+ Nếu doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý: Căn cứ vào "Bảng Tổng Hợp Thuế TNCN theo Quý" của quý cần kê khai để lấy thông tin đưa vào tờ khai thuế TNCN của quý đó
Lưu ý như sau: Vì thời điểm tính thuế TNCN là thời điểm chi trả thu nhập
Nên đối với trường hợp trả lương vào đầu tháng sau:
Ví dụ: Lương của tháng 03/2025 mà trả vào ngày 05/04/2025 (tức là trả vào tháng 4/2025) thì tính thuế TNCN vào tháng 4/2025, kê khai số thu nhập đã chi trả này vào tờ khai thuế TNCN của kỳ tháng 4/2025 (nếu DN kê khai theo tháng) hoặc kỳ quý 2/2025 (Nếu DN kê khai theo quý)
Cách làm từng chỉ tiêu trên tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN theo thông tư 80/2021 như sau:
- Chỉ tiêu 16: Tổng số người lao động
Là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả lương trong kỳ (tháng/quý) kê khai
(Không phân biệt NLĐ đó có bị khấu thuế TNCN hay không, không phân biệt ký loại hợp đồng gì, không phân biệt cá nhân đó có cư trú hay không cư trú, không phân biệt có nhân đó đã nghỉ việc rồi hay còn làm tại doanh nghiệp => Cứ NLĐ đó được trả lương trong kỳ thì tổng hợp vào đây)
Ví dụ: Qúy 1/2025, Công ty Kế Toán Thiên Ưng có phát sinh số lượng lao động như sau:
+ Tháng 1/2025: có 6 nhân viên ký HĐLĐ vô thời hạn
+ Tháng 2/2025: có tuyển thêm 1 nhân viên thử việc, và có 1 nhân viên ký HĐLĐ vô thời hạn nghỉ việc.
+ Tháng 3/2025: Tuyển thêm 2 nhân viên ký HĐLĐ có thời hạn 24 tháng
=> Kê khai vào chỉ tiêu 16 = (6 + 1 + 2) = 9 người (Tổng là có 9 nhân viên đã được trả lương trong quý 1/2025)
Giải thích: Mặc dù trong tháng 2 có 1 nhân viên nghỉ, nhưng tháng 1 và tháng 2, DN vẫn trả lương cho nhân viên đó, nên nhân viên đó vẫn phải được Tổng hợp vào đây
Và tại tháng 2 có tuyển thêm 1 người (+ thêm 1) và Tháng 3 tuyển thêm 2 người (+ thêm 2)
- Chỉ tiêu 17: Kê khai số NLĐ là cá nhân cư trú ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên
Là tổng số cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công theo Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ.
Nghĩa là: Trong Kỳ kê khai (quý hoặc Tháng đó) trả thu nhập cho bao nhiêu người là cá nhân cư trú và có ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên thì các bạn nhập Tổng số nhân viên đó vào.
Ví dụ: Trong quý 1/2025 có 6 nhân viên ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 trở lên và ký hợp đồng thử việc với 1 nhân viên => Thì nhập số 6 vào đây.
- Chỉ tiêu 18: Kê khai số NLĐ là cá nhân đã bị khấu trừ thuế: 18 = 19 + 20 (Phần mềm HTKK tự tổng hợp)
- Chỉ tiêu 19: Kê khai số NLĐ là cá nhân cư trú đã bị khấu trừ
Là số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế.
Nghĩa là: Những NLĐ là cá nhân cư trú mà đã bị Cty khấu trừ tiền thuế TNCN của họ trong kỳ kê khai (quý hoặc tháng đó) thì nhập vào đây.
Chỉ tiêu này cần chú ý tới: Người lao động đó có bị khấu trừ thuế TNCN hay không: Nếu NLĐ đó có bị khấu trừ thuế TNCN (tức là có bị trừ tiền thuế TNCN vào lương, có phải nộp thuế TNCN đó ạ) thì đưa NLĐ đó vào chỉ tiêu 19 này. Còn nếu NLĐ mà không bị khấu trừ tiền thuế TNCN thì không đưa NLĐ đó vào chỉ tiêu 19 này
Ví dụ: Trong quý 1/2025 có 7 nhân viên, nhưng chỉ có 6 nhân viên bị khấu trừ tiền thuế TNCN -> Thì nhập số 6 vào đây.
- Chỉ tiêu 20: Kê khai số NLĐ là cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế
Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế.
Xem thêm: Cách xác định cá nhân cư trú và không cư trú
- Chỉ tiêu 21: Kê khai số Thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân trong kỳ: 21 = 22 + 23 (Phần mềm HTKK tự tổng hợp)
- Chỉ tiêu 22: Kê khai số thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú:
Thu nhập chịu thuế = Tổng lương nhận được - Các khoản thu nhập được miễn thuế TNCN
Trong đó:
+ Tổng lương nhận được: Là toàn bộ tiền lương, tiền công NLĐ nhận được trong tháng/quý kê khai, bao gồm cả tiền thưởng lễ tết. Trả lương vào tháng nào thì tính vào tháng đó
+ Các khoản được miễn thuế: xác định tại các khoản phụ cấp như tiền ăn, điện thoại, công tác phí, làm thêm giờ... theo mức quy định
Lưu ý: Đối với các công ty kê khai thuế TNCN theo quý thì Thu nhập chịu thuế của quý sẽ bằng thu nhập chịu thuế của 3 tháng trong quý cộng lại (Mỗi tháng DN sẽ làm 1 bảng tính thuế TNCN rồi đến khi làm tờ khai quý thì làm bảng tổng hợp quý để cộng số liệu của 3 tháng trong quý đó lại rồi đưa lên tờ khai quý)
- Chỉ tiêu 23: Kê khai số thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú
- Chỉ tiêu 24: Trong đó: Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động
Là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.
- Chỉ tiêu 25: Trong đó tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí
Là tổng số thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí (nếu có)
- Chỉ tiêu 26: Kê khai số thu nhập chịu thuế của các cá nhân đã bị khấu trừ thuế: 26 = 27 + 28 (Phần mềm HTKK tự tổng hợp)
- Chỉ tiêu 27: Cá nhân cư trú: Kê khai thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú đã bị khấu khấu trừ thuế:
Là các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo trong kỳ.
Lưu ý: Chỉ đưa số thu nhập chịu thuế của những nhân viên đã bị khấu trừ tiền tiền thuế TNCN vào chỉ tiêu 27 này thôi. Còn những người lao động không bị khấu trừ tiền thuế TNCN (không bị trừ thuế TNCN vào lương) không đưa thu nhập của họ vào chỉ tiêu 27 này
Phân biệt chỉ tiêu 22 và chỉ tiêu 27 trên tờ khai 05/KK-TNCN như sau:
Ví dụ: Trong quý 1 năm 2025, công ty Bảo An có trả lương cho 3 nhân viên như sau:
.png "Kê khai thu nhập chịu thuế TNCN")
Tại chỉ tiêu số 22 sẽ kê khai toàn bộ thu nhập chịu thuế của cả 3 người lao động trong quý 1/2025 mà không cần phải phân biệt người lao động đó có bị khấu trừ thuế TNCN hay không => Chi tiêu 22 = 97.500.000đ
Còn đối với chỉ tiêu 27 thì sẽ không cộng thu nhập chịu thuế của những người không bị khấu trừ thuế TNCN vào (trong quý 1 có Nguyễn Đức Trung không bị khấu trừ thuế TNCN nên sẽ không đưa thu nhập chịu thuế của Nguyễn Đức Trung vào chỉ tiêu 27) mà chỉ đưa thu nhập chịu thuế của 2 người đã bị khấu trừ thuế TNCN là Quế và Hiệp vào chỉ tiêu 27 thôi => Chi tiêu 27 = 79.500.000đ
- Chỉ tiêu 28: Cá nhân không cư trú: Kê khai thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế
Lưu ý: Đối với chỉ tiêu 26, 27 và 28
Nếu trong quý, NLĐ có tháng bị khấu trừ thuế và cũng có tháng không bị khấu trừ thuế TNCN thì số liệu về thu nhập chịu thuế để đưa vào chỉ tiêu 26/27/28 vẫn là tổng thu nhập chịu thuế của cả 3 tháng của cá nhân đó (tức là bao gồm thu nhập chịu thuế của cả những tháng mà NLĐ đó không bị khấu trừ thuế TNCN)
- Chỉ tiêu 29: Kê khai số thuế TNCN đã khấu trừ: 29 = 30 + 31 (Phần mềm HTKK tự tổng hợp)
- Chỉ tiêu 30: Kê khai tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân cư trú
Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ.
Nghĩa là: Tổng số tiền thuế TNCN của các nhân viên trong tháng/quý mà DN đã khấu trừ.
Ví dụ: Trong quý 1/2025 có tổng cộng 3 nhân viên phải nộp thuế TNCN -> Thì các bạn cộng tổng Số tiền thuế TNCN phải nộp của 3 người đó để nhập vào đây.
Lưu ý: Nếu là lao động thời vụ, thử việc ... mà bị khấu trừ thuế TNCN -> Thì các bạn cũng cộng số tiền thuế mà DN đã khấu trừ vào đây nhé.
- Chỉ tiêu 31: Kê khai tổng số thuế TNCN đã khấu của cá nhân không cư trú
Là số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ.
- Chỉ tiêu [32] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ trên khoản tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.
Phần mềm HTKK tự động tính Chỉ tiêu [32] = [24] x 10%.
=> Sau khi làm xong tờ khai thì ấn “Ghi” để kiểm tra tính hợp lệ
+ Nếu sau khi ấn “Ghi” tờ khai hiện thị ra thông báo “Thông tin kê khai sai có ghi lại không” thì ấn “Có” rồi tìm đến lỗi sai điều chỉnh lại cho đúng => Rồi kết xuất
+ Nếu sau khi ấn “Ghi” tờ khai hiện thị ra thông báo “Đã ghi dữ liệu thành công” thì tiến hành kết xuất tờ khai dạng “XML” để nộp qua mạng
* Xác định nghĩa vụ nộp tờ khai và tiền thuế:
- Hạn nộp tờ khai:
+ Theo tháng: chậm nhất là ngày 20 của tháng sau
+ Theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau
Kỳ kê khai quý 1/2025: hạn nộp tờ khai chậm nhất là ngày 30/04/2025 nhưng do ngày 30/04 là ngày nghỉ nên được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo
Theo quy định tại Điều 86 của thông tư 80/2021/TT-BTC về Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và thời hạn nộp thuế thì:
Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó
Kỳ nghỉ Lễ 30/4 và 1/5 năm 2025: Được nghỉ 05 ngày liên tục từ ngày 30/4/2025 đến hết ngày 04/5/2025 (Theo Thông báo 6150/TB-BLĐTBXH của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội) => Ngày làm tiếp theo là ngày: 05/05/2025
=> Hạn nộp tờ khai thuế TNCN của quý 1/2025: Chậm nhất là ngày 05/05/2025
* Xác định nghĩa vụ nộp thuế:
- Số tiền thuế TNCN phải nộp: chính là số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 29 – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ
- Hạn nộp tiền: giống hạn nộp tờ khai.
Ví dụ như tại tờ khai thuế TNCN quý 1/2025 của công ty Kế Toán Thiên Ưng bên trên đang có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu 29 - Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ là 4.117.058 thì đây là số tiền mà công ty Kế Toán Thiên Ưng phải nộp về ngân sách nhà nước => Hạn nộp số tiền thuế TNCN quý 1/2025 này là: Chậm nhất là ngày 05/05/2025
----------------------------------------------------------------------------
Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công.
Để hiểu chi tiết hơn và chuyên sâu hơn các bạn có thể tham gia: Lớp học kế toán thuế thực hành thực tế chuyên sâu.
__________________________________________________